انجمن انفورماتیک ایران انجمن انفورماتیک ایران انجمن انفورماتیک ایران
گزارش کامپیوتر شماره 234, ویژه مرداد و شهریور ماه 96 منتشر شد. چهارشنبه  ٠١/٠٩/١٣٩٦ ساعت ٢٠:١٥
 

سرمایه اطلاعاتی و همسویی با راهبرد‌های سازمانی

مجید گلپایگانی
عضو گروه تخصصی ERP انجمن انفورماتیک ایران
کارشناس ارشد فناوری اطلاعات ـ سازمان گسترش و نوسازی صنایع ایران
پست الکترونیکی: golpayegani@idro.org

 


چكیده
سرمایه اطلاعاتی در اقتصاد دیجیتالی نقش بسیار مهمی ایفا می‌كند. در سازمان‌ها نیز اگر با راهبردهای كسب و كار همسو یا منطبق باشد، می‌تواند ارزش افزوده فوق‌العاده‌ای ایجاد كند. یكی از مهمترین دغدغه‌های مدیران در سال‌های اخیر ایجاد این همسویی بین سرمایه اطلاعاتی و راهبرد‌های سازمانی بوده است كه به همسویی راهبردی شناخته می‌شود. سرمایه اطلاعاتی در سازمان‌ها معمولا با عنوان دارایی‌های نامشهود مطرح می‌شود و اندازه‌گیری آن ساده نیست.
واژه های کلیدی: سرمایه اطلاعاتی 1، راهبرد سازمانی 2.، همسویی راهبردی 3، دارایی‌های نامشهود 4، نقشه راهبرد 5، كارت امتیازی متوازن 6

مقدمه
در سال‌های اخیر موضوع استفاده از فناوری اطلاعات در امور تجاری و كسب وكار و همسویی یا انطباق آن با راهبرد‌های سازمان مسأله مهمی برای مدیران ارشد اجرایی در اقصی نقاط دنیا شده است. متأسفانه بسیاری از مدیران با دنباله روی از این موج، هزینه‌های بسیاری را به سازمان خود تحمیل کرده‌اند و به دلیل كم توجهی به همسویی با راهبرد‌های سازمان موفق به كسب نتایج قابل قبول و ایجاد ارزش برای سهامداران و ذینفعان نشده‌اند.
در همین راستا اندازه‌گیری این سرمایه‌ها و دارایی‌های نامشهود مورد توجه بسیاری قرار گرفته است. در واقع این موضوع کار ساده‌ای نیست و متأسفانه در این زمینه روش‌های کاربردی زیادی معرفی نشده‌اند. یکی از نکات مهم در این خصوص این است که این دارایی‌های نامشهود به راحتی و به سادگی به نتایج مشهود تبدیل نمی‌شوند. در واقع تأثیر آن‌ها در عملکرد مالی از طریق زنجیره پیچیده‌ای از روابط علت و معلولی 7 درون سازمان خواهد بود. [4]

اقتصاد دیجیتالی
در سال‌های خیلی دور، در عصركشاورزی و ماقبل صنعتی، دو عامل كار و زمین نقش مهمی در زندگی بشری داشتند. پس از شروع عصر صنعتی و تا اواخر قرن بیستم، دو عامل كار و سرمایه به‌عنوان عوامل اصلی تولید شناخته می‌شدند. اما اكنون اطلاعات و دانش جای خود را در اقتصاد جهانی پیدا کرده‌اند و در كنار كار و سرمایه، از جمله دارایی‌های مهم تولید و ارزش آفرینی به شمار می‌آیند. در واقع رشد سریع فناوری اطلاعات و ارتباطات در اواخر قرن بیستم باعث شد تا بخش قابل توجهی از تولید و كارآفرینی از فعالیت‌های فیزیكی به سمت فعالیت‌های دانایی محور سوق پیدا كند.
با افزایش حجم و تبادل سریع اطلاعات در دنیای كنونی و نیز نیروی كار متخصص كه در اقصا نقاط جهان پراكنده هستند، دانش و تجربه به سرعت منتقل می‌شود و مزیت‌های شرکت‌ها با افزایش رقابت مورد تهدید قرار می‌گیرد. در این اوضاع و احوال تنها مزیت رقابتی نسبتا پایدار برای شرکت‌ها، تركیب نیروی انسانی خلاق و مستعد در كنار نوآوری در فناوری و بازار است. از این طریق است كه شرکت‌ها می‌توانند در اقتصاد جدید، ارزش آفرینی كنند.
هم اكنون در یك جامعه اطلاعاتی و دهكده جهانی با یك اقتصاد جدید به نام اقتصاد دیجیتالی یا اقتصاد دانایی - محور 8 زندگی می‌كنیم. مشخصه‌های بارز این اقتصاد به شرح زیر است: [3]

1.  منبع اصلی در اقتصاد جدید «دانایی» است، یعنی ارزش آفرینی كسب و كار یا خلق ثروت، بر پایه سرمایه فكری 9 استوار است.
2.   بیشتر فعالیت‌ها در این اقتصاد مبتنی بر اطلاعات و دانش است و از طریق ارایه خدمات بجای فعالیت‌های ساخت و تولید كه از نوع فیزیكی هستند، انجام می‌شود.
3.   خدمات مبتنی بر دانش مانند آموزش‌های آكادمیك یا آموزش‌های تخصصی و مهارتی، خدمات مالی و بیمه، خدمات مشاوره و ممیزی و نیز رسانه‌ها، به سرعت در حال افزایش است.
4.   رسانه‌های ارتباطی جدید مانند شبكه جهانی وب (اینترنت) و شبكه‌های داخلی شرکت‌ها (اینترانت) و ارتباطات سیار به سرعت در حال فراگیر شدن است.
5.   ساختار شرکت‌ها از حالت سلسله مراتبی و سنتی خود در حال تبدیل به ساختارهای شبكه‌ای است. این موضوع در شرکت‌های كوچك و متوسط بسیار رایج است.
6.   در اقتصاد جدید، توسعه غالبا دارای ماهیت تحولی و با رشد و تكامل سریع و بنیادین همراه است.

هسته اصلی تمامی مشخصه‌های ذكر شده، سرمایه اطلاعاتی 10 است كه در سازمان‌های جدید ارزش آفرینی می‌كند. در بسیاری از شرکت‌ها، سرمایه اطلاعاتی، منبع نوآوری و موجد مزیت رقابتی است. با افزایش فضای رقابتی در اقتصاد جهانی، موفقیت سازمان‌ها به نحو چشمگیری وابسته به توانایی استفاده آن‌ها از فناوری اطلاعات در فرایندهای اصلی سازمان‌ها در جهت خلق ارزش و سوددهی است. در واقع مهمترین وظیفه مدیریت در این بین، سازماندهی و هدایت سرمایه‌های اطلاعاتی در جهت خلق ارزش و سود برای شركت است.

نقشه راهبرد
در دنیای كسب و كار نمی‌توان چیزی را مدیریت كرد مگر آن‌که بتوان آن را اندازه‌گیری كرد و تا زمانی كه خوب تعریف نشده، اندازه‌گیری آن نیز ممكن نیست. در اقتصاد دیجیتالی كه بیش از 75 درصد ارزش سازمان‌ها به دارایی‌های نامشهود 11 تعلق دارد، سیستم‌های مالی و حسابداری سنتی قادر به شناسایی، تعریف و اندازه‌گیری آن‌ها نیستند.
برای حل این موضوع راه‌حل‌های متفاوتی پیشنهاد شده است كه یكی از پركاربرد ترین آن‌ها ابزار مدیریتی كارت امتیازی متوازن است. این ابزار در واقع معیارهای مالی را كه مبتنی بر نتایج عملكرد گذشته است، در كنار معیارهای غیر مالی مانند مشتریان، فرایندهای داخلی و رشد و یادگیری سازمان‌ها قرار می‌دهد. به همین دلیل ارتباط مستقیمی بین راهبرد‌های سازمان و اهداف آن برقرار می‌كند. با استفاده از این ابزار در سازمان‌ها، یك نقشه راهبرد تهیه می‌شود تا ارتباط بین دارایی‌های نامشهود و نتایج مشهود 12 نشان داده شود. اهمیت و نقش این موضوع برای درك بیشتر چگونگی خلق ارزش توسط سرمایه‌های فكری و بخصوص سرمایه‌های اطلاعاتی در سازمان‌ها، روز به روز چشمگیرتر می‌شود.
كاپلان و نورتن در كتاب معروف خود [2] می‌گویند: «نقشه راهبرد در واقع تصویر مشهودی از راهبرد‌های سازمان را به مدیران ارشد ارایه، تشریح و اجرای آن را در سطوح عملیاتی سازمان ساده و نهایتاً چگونگی خلق ارزش را نمایان می‌كند.»
یك نقشه راهبرد به چهار حوزه زیر تقسیم بندی می‌شود:

1.  خلق ارزش و نتایج مورد انتظار برای سهامداران، ذینفعان و مشتریان از طریق رشد و بهره‌وری
2.   دیدگاه‌ها و انتظارات مشتری برای خلق ارزش
3. فرایندهای داخلی جهت تولید محصول و ارایه خدمات به مشتری
4.   ظرفیت‌های موجود در فرهنگ، فناوری و كاركنان برای خلق ارزش افزوده

در سازمان‌های دولتی و غیر انتفاعی معیار مالی به تأثیر‌گذاری در توسعه اجتماعی، ملی و دیدگاه مشتری به دیدگاه شهروندان جامعه تبدیل خواهند شد. در واقع نقشه راهبرد چارچوبی را مشخص می‌کند که برای هر نوع سازمانی قابل انطباق و پیاده‌سازی است و نکته حایز توجه در اینجا نقش منابع انسانی و دانش کارکنان در همسویی با اهداف و عملیات سازمان و در جهت پاسخگویی به تعهدات و مسئولیت‌های اجتماعی است.

آمادگی راهبردی 13
در اینجا بحث ما بیشتر روی حوزه دارایی‌های نامشهود است كه به سه دسته، سرمایه انسانی 14، سرمایه اطلاعاتی و سرمایه سازمانی 15 تقسیم می‌شوند. در حقیقت سرمایه انسانی، كاركنان سازمان هستند. سرمایه اطلاعاتی، عبارت است از آنچه كه سرمایه انسانی و سازمان می‌داند. سرمایه سازمانی، چگونگی انجام عملیات سرمایه‌های انسانی و استفاده از سرمایه‌های اطلاعاتی در جهت خلق ارزش برای سازمان است. برای ارزش آفرینی از دارایی‌های نامشهود دو امر مهم بایستی محقق شوند: [2]
   1.  همسویی یا انطباق دارایی‌های نامشهود با راهبرد‌های سازمان كه قرار است اجرا شوند.
   2.  برنامه‌ریزی منسجم و مدیریت یكپارچه برای استفاده از دارایی‌های نامشهود انجام شود.
فرایند تبدیل دارایی‌های نامشهود به نتایج مشهود و سپس تبدیل آن‌ها به ارزش مالی و سود آوری برای سازمان‌ها در دو مرحله به انجام می‌رسد. مرحله اول «آمادگی 16» نام دارد كه به معنی میزان همسویی و انطباق دارایی‌های نامشهود با راهبرد‌های سازمان است. هر چه درجه آمادگی دارایی‌های نامشهود بالاتر باشد، تبدیل آن به ارزش و سود با استفاده از فرایندهای داخلی سریعترخواهد بود. مرحله دوم، «نقدینگی 17» نام دارد و میزان سادگی تبدیل دارایی‌های نامشهود به وجه نقد را نشان می‌دهد. دارایی‌های نامشهود تنها زمانی به نتایج مشهود می‌رسد و قابل تبدیل به ارزش مالی است كه در رشد درآمد شركت یا كاهش هزینه‌ها تأثیر‌گذار باشد و این امر ممكن نیست مگر زمانی كه دارایی‌های مذكور به‌خوبی با راهبرد‌های سازمان همسو شده باشند و هم راستا با آن‌ها در جهت تحقق اهداف سازمان عمل كنند.
سازمان نمی‌تواند و نباید ارزش پولی معنی داری برای دارایی‌های نامشهود تعیین كند. زیرا ارزش مورد بحث تنها زمانی قابل حصول است كه دارایی‌های نامشهود به نتایج مشهود تبدیل شوند و آن‌گاه قابلیت نقد شدن دارند و این امر تنها زمانی میسر است كه راهبرد‌های سازمان اجرا و اهداف سازمانی محقق شوند. عبارت آمادگی راهبردی كه برای دارایی‌های نامشهود تعریف شد شرط لازم برای تبدیل آن به نتایج مشهود است ولی كافی نیست. موضوع دارایی‌های نامشهود و درجه آمادگی آن‌ها دغدغه مدیران كسب و كار در اقتصاد دیجیتالی است كه همواره سعی در افزایش این آمادگی و انطباق آن‌ها با اهداف و راهبرد‌های سازمانی را دارند. به همین دلیل اهمیت تعریف دقیق این دارایی‌ها، اندازه‌گیری و مدیریت آن‌ها روز به روز بیشتر می‌شود و از جمله مسایل مهم مد نظر مدیران است. [2]

سرمایه اطلاعاتی
آنچه در حوزه رشد و یادگیری و در این مقاله مورد توجه است، سرمایه اطلاعاتی است. این سرمایه به چهار بخش اصلی تقسیم می‌شود: [3]

1.  زیر‌ساخت‌های فناوری اطلاعات و ارتباطات كه شامل سخت‌افزارها، نرم‌افزارها، شبكه‌های ارتباطی ثابت و سیار، مهارت‌ها و تخصص‌های مدیریت آن‌ها در ارایه خدمات و عملیات در حوزه سازمان می‌باشد.
2.  سیستم‌های اطلاعاتی عملیاتی 18 و نرم‌افزارهای كاربردی كه عملیات روزمره و امور اجرایی كاركنان سازمان با استفاده از آن‌ها صورت می‌گیرد.
3.  سیستم‌های پشتیبان تصمیم‌گیری 19 و نرم‌افزارهای تحلیلی 20 مدیریتی كه اطلاعات خلاصه و جمع‌بندی شده برای تصمیم‌گیران سازمان فراهم می‌کند.
4.  سیستم‌های اطلاعاتی یا نرم‌افزارهای كاربردی ویژه كه خاص سازمان و شركتی است كه یك فعالیت منحصر به فرد برای فرایندهای داخلی یا مشتریان مورد نظر سازمان را فراهم می‌کند.

اندازه‌گیری سرمایه اطلاعاتی به‌سادگی امكان‌پذیر نیست زیرا تفاوت‌های ویژه‌ای بین سرمایه اطلاعاتی و دیگر منابع سازمانی وجود دارد. در واقع ارزش این دارایی‌ها به این شكل محاسبه نمی‌شود كه به‌عنوان مثال بگوییم: چقدر پول برای ایجاد و توسعه زیر‌ساخت‌ها و یا سیستم‌های اطلاعاتی و نرم‌افراهای سازمانی خرج كرده‌ایم؟ در واقع ممكن است هزینه زیادی برای آن‌ها پرداخت كرده باشیم ولی ارزش آفرینی با استفاده از این دارایی‌ها توسط كاركنان سازمان ناچیز باشد. ارزش سرمایه اطلاعاتی به میزان انطباق آن با راهبرد‌ها و اهداف سازمانی تعیین می‌شود، نه به میزان هزینه‌ای كه برای ایجاد و توسعه آن‌ها انجام شده است. مثال‌های زیادی وجود دارد كه سازمان‌ها بدون در نظر گرفتن این موضوع، هزینه‌های زیادی روی این موضوع صرف کرده‌اند ولی در ایجاد ارزش افزوده از این دارایی‌ها موفق نبوده‌اند، زیرا به‌خوبی با راهبرد‌های سازمان همسو نشده بودند. اگر مدیریت سازمان بخواهد از سرمایه اطلاعاتی سازمان بهره‌برداری مناسب كند بایستی آن‌ها را با راهبرد‌های سازمان خود همسو كند. [1]

همسویی سرمایه اطلاعاتی با راهبرد‌های سازمانی
در گام نخستین باید سرمایه اطلاعاتی و اجزای آن در سازمان به‌خوبی شناسایی و تعریف شوند، سپس این سرمایه‌ها را با راهبرد‌های سازمان همسو یا منطبق كرد. برای مثال شركتی كه راهبرد خاصی برای مشتری مداری تعریف كرده است وآن را با جدیت دنبال می‌کند نیاز به سیستم اطلاعاتی عملیاتی و تحلیلی خاص برای جمع‌آوری، نگهداری، پردازش و تحلیل اطلاعات مشتریان، فروش و خدمات خود را دارد تا با استفاده از پایگاه داده تشكیل شده، به تجزیه وتحلیل نیاز مشتریان و خصوصیات محصولات خود بپردازد. در انتها باید آمادگی این سرمایه‌های اطلاعاتی را اندازه‌گیری كرد. هرچه درجه آمادگی این سرمایه‌های اطلاعاتی بیشتر باشد، راهبرد‌های مورد نظر شركت بیشتر پشتیبانی می‌شود. این اندازه‌گیری ممكن است كمی یا كیفی باشد. استفاده از روش‌های مختلف به دیدگاه‌های مدیریتی و نوع ممیزی‌های فنی درون سازمان بستگی دارد. [2]
دراكثر موارد، سرمایه اطلاعاتی و سرمایه‌گذاری انجام شده روی آن با تحلیل هزینه - فایده و معیارهای فنی نظیر قابلیت اطمینان، عملكرد و كیفیت سنجیده می‌شوند. در واقع نقشه راهبردی برای تشخیص میزان مشاركت سرمایه اطلاعاتی در جهت تحقق اهداف سازمان ی و همسویی با راهبرد‌های سازمانی كاربرد دارد. امروزه در ادبیات مدیریت، عبارت همسویی را زیاد می‌شنویم. همسویی منابع انسانی با کسب و کار یا همسویی فناوری اطلاعات با کسب و کار، ولی واقعاً این همسویی به چه معنی است و چگونه انجام می‌شود؟ در واقع وقتی سخن از همسویی به میان می‌آید، مفهوم ارتباط علت و معلولی را در ذهن متبادر می‌کند. برای مثال اگر شركتی هدف خود را افزایش فروش اینترنتی تا 30 درصد در طی دو سال قرار داده است و راهبرد افزایش سهم بازار را دنبال می‌کند بایستی سایت اینترنتی شركت را با طراحی، سازماندهی و مدیریتی كارآمد ایجاد كرده و توسعه دهد. هرچه میزان اطمینان، كیفیت و سهولت دسترسی به اطلاعات سایت بیشتر باشد همسویی این سرمایه اطلاعاتی با اهداف راهبردی شركت بیشتر می‌شود. در نتیجه درجه آمادگی آن بالاتر است و بالطبع نقدینگی حاصل از فروش از طریق اینترنت و تبدیل آن به پول نقد نشان دهنده میزان ارزش خلق شده و تبدیل این دارایی‌های نامشهود به ارزش مالی، رشد، افزایش بهره‌وری و سود بیشتر برای شركت خواهد بود.
البته بهترین سطح همسویی زمانی به‌دست می‌آید كه هر سه سرمایه انسانی، سرمایه اطلاعاتی و سرمایه سازمانی با یكدیگر و با دیگر حوزه‌ها مانند فرایندهای داخلی سازمان و مشتریان در یك نظام فراگیر، ادغام و منطبق شوند و در جهت اهداف و راهبرد‌های سازمان، كسب سود و خلق ارزش برای سهامداران و ذینفعان قرار گیرند.

نتیجه‌گیری
توسعه روزافزون فناوری اطلاعات و ارتباطات و رشد تجارت الكترونیكی در اقتصاد جهان، اهمیت به‌كارگیری این فناوری را در فرایندهای كسب و كار سازمان بیش از پیش نمایان می‌کند. سیستم‌های اطلاعاتی بایستی نیازهای سازمان را در همه سطوح برآورده كنند. نقشه راهبرد و كارت امتیازی متوازن به‌عنوان یك ابزار مهم و سیستم مدیریتی برای پیاده‌سازی و اجرای راهبرد‌های سازمان در جهت همسویی بین فناوری اطلاعات و كسب و كار 21 نقش بسزایی دارد. این همسویی در نهایت منجر به ایجاد ارزش در فرایند تبدیل دارایی‌های نامشهود به نتایج مشهود و سود‌دهی برای شركت و سهامداران می‌شود. در سازمان‌های ایرانی نیز که چند سالی است با این مفاهیم به‌طور جدی برخورد می‌کنند، بایستی تحرک بیشتری در این زمینه انجام شود. در همین راستا چند نکته حایز توجه است. ابتدا باور مدیران ارشد شرکت‌ها و سازمان‌های ما به نقش دارایی‌های نامشهود است. نکته دوم طراحی و ایجاد نظام‌ها و شاخص‌هایی برای اندازه‌گیری این دارایی‌ها با توجه به مسایل فرهنگی و بومی کشور عزیزمان ایران است. در انتها لازم است با ایجاد تعامل بیشتر بین این سرمایه‌ها و اهداف سازمان و برنامه‌های توسعه اجتماعی کشور از طریق آموزش، اطلاع رسانی و فرهنگ‌سازی زمینه‌های لازم برای تحقق این موضوع را فراهم کنیم.

1. Information Capital
2. Organizational Strategy
3. Strategic Alignment
4. Intangible Assets
5. Strategy Map
6. Balanced Score Card (BSC)
7. Cause and Effect Chain
8. Knowledge Based Economy
9. Intellectual Capital
10. Information Capital
11. Intangible Assets
12. Tangible Outcomes
13. Strategic Readiness
14. Human Capital
15. Organizational Capital
16. Readiness
17. Liquidity
18. Transactional Processing Systems (TPS)
19. Decision Support Systems (DSS)
20. Analytical Applications
21. IT and Business Alignment

منابع

[1] Broadbent M. and Weill P ., " Improving business and information strategy alignment", Graduate School of Management, University of Melbourne , Victoria Australia 1999.
[2] Kaplan R. and Norton D., "Strategy maps, converting intangible assets into tangible outcomes", Harvard Business School Press, Boston , MA USA 2004 .
[3] Tallon P. and Kraemer K., "Information systems strategy and implementation", University of California , Irvine CA USA 2001 .
[4] Tallon P. and Kraemer K., " Relationship between Strategic Alignment and IT Business Value", University of California , Irvine CA USA 2003 .