اقدامی برای دستیابی به تعریف تشریحی یكسان از راه‌حل‌های برنامه‌ریزی منابع سازمان (ERP)

سعید امامی
سرپرست گروه تخصصی برنامه‌ریزی منابع سازمان انجمن انفورماتیك ایران
پست الکترونیکی: emami@isi.org.ir

 


مقدمه

در حالی‌كه بهره‌گیری از راه‌حل‌های برنامه‌ریزی منابع سازمان[1] به‌طور گسترده‌ای در كشور عزیزمان ایران، در حال گسترش می‌باشد، اما متأسفانه تاكنون یك تعریف جامع و تشریحی كه مورد قبول اكثریت دست‌اندركاران و مشتریان این راه‌حل واقع گردد، ارائه نشده است. در این مقاله بر آن شده‌ایم تا پس از طرح موضوع و دریافت دیدگاه‌های صاحب نظران این رشته، از طریق گروه تخصصی برنامه‌ریزی منابع سازمان انجمن انفورماتیك ایران، به جمع‌بندی این مهم بپردازیم.

در این مقاله كوتاه پس از ارائه یك تعریف جامع از ERP، به تشریح اجزاء آن پرداخته شده است و در ادامه با طرح یك سری سؤال از كلیه صاحب‌نظران، شركت‌های تولیدكننده یا شركت‌های فعال در پیاده‌سازی محصولات ERP (ایرانی یا غیرایرانی)، مشاوران و ناظران این‌گونه پروژه‌ها، و مشتریان و ذی‌نفعان راه‌حل‌های ERP دعوت شده است تا با پاسخ‌گویی به این پرسش‌ها، ما را در جمع‌بندی این تعریف تشریحی یاری رسانند.

واژه‌های كلیدی: برنامه‌ریزی منابع سازمان، راه‌حل مدیریتی، یكپارچگی، فرایند، بهروش[2]، بسته‌ نرم‌افزاری استاندارد، كسب‌وكار

 

تعریف برنامه‌ریزی منابع سازمان (ERP)

برنامه‌ریزی منابع سازمان (ERP) یک راه‌حل مدیریتی مبتنی بر فناوری اطلاعات است، كه در صورت مهیا بودن شرایط جذب آن در كسب‌وكارها، در جهت اثربخشی، ایجاد ارزش افزوده، رقابت‌پذیری و بلوغ سازمانی، از طریق بسته‌های نرم‌افزاری یكپارچه استاندارد و متكی بر بهروش‌های از قبل طراحی شده، ولی انعطاف‌پذیر و قابل تنظیم، با قابلیت برنامه‌ریزی انواع منابع سازمانی، كلیه فرایندهای داخلی كسب‌وكار، اعم از تولید، منابع انسانی، مالی، بازاریابی و فروش را پشتیبانی نموده و بهره‌گیری از آن منجر به یکپارچگی جامع اطلاعات، وظایف، فرایندها، تصمیم‌گیری‌های مدیریتی و دیگر موارد، در كل كسب‌وكار میگردد. بنابراین ERP را می‌توان از جنبه‌های زیر تعریف نمود:

  1. ERP یك راه‌حل مدیریتی است
  2. پیاده‌سازی ERP مستلزم یكپارچه‌سازی كل فرایندهای داخلی كسب‌وكار است.
  3. پیاده‌سازی ERP در ایران بایستی با تكیه بر بهروش‌های جهانی و ایرانی باشد.  
  4. راه‌حل‌های ERP اصولا" بایستی قابلیت برنامه‌ریزی انواع منابع سازمانی را داشته باشند.  
  5. ERP یك بسته نرم‌افزاری استاندارد، یكپارچه، از قبل طراحی شده و آماده راه‌اندازی است، لیكن قابل تنظیم و انعطاف‌پذیر می‌باشد.  
  6. كیفیت راه‌حل‌های ERP نسبی است.

 

1- ERP یك راه‌حل مدیریتی است

  • ERP یك راه‌حل است، نه یك سیستم یا نرم‌افزار كامپیوتری، لیكن یك راه‌حل مدیریتی متكی بر فناوری اطلاعات.  ERP استقرار دادنی است، نه خریدنی.
  • ERP یعنی سپردن خیلی از تصمیم‌گیری‌های مدیریتی به سیستم.
  • ERP با تكیه بر كار تیمی می‌تواند به گونه‌ای اثربخش به اجرا درآید.
  • ERP راهكاری برای افزایش اثربخشی و ایجاد ارزش افزوده در كسب‌وكارهاست.
  • اجرای اثربخش ERP منجر به رقابت‌پذیری بیشتر و بلوغ سازمانی می‌گردد.
  • بدون حمایت مستقیم و قاطع مدیریت ارشد كسب‌وكارها، ERP با موفقیت پیاده‌سازی نمی‌گردد.
  • ERP نه‌تنها یك راه‌حل مدیریتی، بلكه یك راه‌حل راهبردی مدیریتی بوده و اجرای آن در موفقیت و كسب‌ نتایج مثبت زیرساختی و بلند مدت كسب‌وكارها، تاثیر زیادی دارد.  

 

2- پیاده‌سازی ERPمستلزم یكپارچه‌سازی كل فرایندهای داخلی كسب‌وكار است

  • با اجرای ERP كلیه فرایندهای داخلی كسب‌وكار (نه بخشی از فرایندها) كه قابلیت مكانیزه شدن را دارند، با تكیه بر فناوری اطلاعات و به صورت یكپارچه به اجرا در خواهند آمد.
  • با اجرای ERP می‌توان فرایندهای بیرونی سازمان را نیز مستقیماً و یا با تكیه بر دیگر راه‌حل‌ها (همانند CRM و SCM) با فرایندهای داخلی سازمان یكپارچه نمود.
  • با یكپارچه‌سازی فرایندهای كسب‌وكار، مدیریت سیستمی بر كسب‌وكارها جاری می‌شود و نقش تصمیم‌گیری‌های فردی و سلیقه‌ای به حداقل ممكن كاهش می‌یابد.
  • همزمان با اجرای ERP می‌توان با بهره‌گیری از فرایندهای استاندارد (همانند فرایندهای استاندارد APQC)، با الگوبرداری از تجربیات موفق دیگران (Bench Marketing) و یا با مهندسی مجدد فرایندها، اثربخشی پیاده‌سازی ERP را افزایش داد.
  • به هنگام پیاده‌سازی ERP نبایستی با اعمال تغییرات زیاد، صرفاً فرایندهای موجود و احیاناً ناكارآمد كسب‌وكارها را مكانیزه و نهادینه نمود.

 

3- پیاده‌سازی ERP در ایران بایستی با تكیه بر بهروش‌های جهانی و ایرانی باشد

  • توجه به بهروش‌های استاندارد جهانی، و بهره‌گیری از فرایندهای بهینه استاندارد شده در راه‌حل‌های ERP، كسب‌وكارها را پس از اجرا و پیاده‌سازی ERP، در شرایط رقابت‌پذیر بهتری قرار می‌دهد.
  • دانش بهروش‌ها، همزمان با پیاده‌سازی ERP بایستی به كاربران اصلی ERP آموزش داده شده و توسط كسب‌وكارها جذب گردد.
  • به هنگام پیاده‌سازی ERP بایستی به بهروش‌های ایرانی (خصوصاً با تكیه بر قوانین و مقررات و رویه‌های عرف شده در ایران) توجه گردد.
  • توصیه می‌گردد كه به هنگام پیاده‌سازی ERP به انباره‌های دانش‌محور بهروش‌ها توجه گردد. به عنوان مثال توجه به انباره‌های دانشی سازمان حسابرسی به هنگام پیاده‌سازی مؤلفه‌های مالی.
  • برای بهره‌گیری از بهروش‌ها، بایستی از فناوران حرفه‌ای و باتجربه مرتبط با هر یك از گروه فرآیندهای اصلی كمك گرفته شود. همانند فناوران مالی، منابع انسانی، انبار، برنامه‌ریزی تولید، تعمیر و نگهداری، بازاریابی، فروش، خرید و...

 

4- راه‌حل‌هایERP اصولاً بایستی قابلیت برنامه‌ریزی انواع منابع سازمانی را داشته باشند

یكی از اصلی‌ترین ویژگی‌های راه‌حل‌های برنامه‌ریزی منابع سازمان، همانا داشتن قابلیت برنامه‌ریزی انواع منابع موجود در سازمان است. همانند:

قابلیت برنامه‌ریزی مواد

قابلیت برنامه‌ریزی تولید

قابلیت برنامه‌ریزی منابع انسانی

قابلیت برنامه‌ریزی تعمیر و نگهداری

قابلیت برنامه‌ریزی مالی و بودجه‌بندی

و...

البته در ایران به دلیل مهیا نبودن شرایط رقابتی در كسب‌وكار‌ها، دانش برنامه‌ریزی در كشور ضعیف بوده و هنوز نیازهای مدیریتی شفاف نشده و شرایط رقابت‌پذیری جدّی بر كسب‌و‌كارها حاكم نشده است. از طرف دیگر محدودیت‌های محیط بیرونی كسب‌و‌كار نیز هنوز به طور جامع و كامل پذیرای برنامه‌ریزی‌های دقیق و سریع در كسب‌و‌كارها نمی‌باشد. لیكن ضروری می‌باشد كه مشتریان اینگونه راه‌حل‌ها با تكیه و آگاهی كامل بر مزایای انواع برنامه‌ریزی و با داشتن انتظارات بهینه و معقول از اینگونه راه‌حل‌ها بهره جویند. به‌علاوه اجرا و پیاده‌سازی ERP بایستی بستر مناسبی برای ایجاد هوش كسب‌و ‌كار (BI) و توسعه مدل‌های پشتیبان تصمیم‌گیری (DSS) را در كسب‌و‌كار‌ها مهیا ‌سازد.

 

5- ERP یك بسته نرم‌افزاری استاندارد، یكپارچه، از قبل طراحی شده و آماده راه‌اندازی است، لیكن قابل تنظیم و انعطاف‌پذیر می‌باشد

  • ERP یك بسته نرم‌افزاری از قبل نوشته شده و آماده راه‌اندازی است.
  • ERP یك بسته نرم‌افزاری انعطاف‌پذیر است، به‌گونه‌ای كه مشتریان معمولاً می‌توانند راساً، یا از طریق شركت‌های پیاده‌ساز راه‌حل، و بدون نیاز مستقیم به تولید‌كننده محصول، سیستم را با شرایط رقابت‌پذیری بازار تنظیم نمایند.
  • ERP یك بسته نرم‌افزاری قابل تنظیم و قابل تطبیق با نیاز‌های مشتری (معمولاً مستقل از تولیدكننده نرم‌افزار) است.
  • ERP یك بسته نرم‌افزاری استاندارد است كه مستقل از نیاز یك مشتری خاص، براساس استانداردها و بهروش‌های جهانی، قوانین و بهروش‌های عرف شده در كشور و با توجه به نیازهای خاص هر صنعت طراحی شده است.
    لذا در راه‌حل‌های ERP برخی از مؤلفه‌ها عمومی بوده ولی برخی دیگر بر حسب هر صنعت متفاوت خواهد بود.
  • ERP یك بسته نرم‌افزاری یكپارچه (اطلاعات، وظایف، فرایندها) است و تمامی سیستم‌های داخلی سازمان (تولید، مالی، منابع انسانی، بازاریابی و فروش)، خصوصاً سیستم‌های محوری كسب وكار[3] را پشتیبانی می‌كند.

 

6- كیفیت راه‌حل‌های ERP نسبی است

كیفیت راه‌حل‌های ERP نسبی است و هیچ راه‌حلی نمی‌تواند به طور مطلق تمامی قابلیت‌های مورد انتظار را با تكیه بر بهترین بهروش‌های ممكن برای تمام كشورهای دنیا و برای تمامی صنایع و كسب وكار پوشش دهد.

لذا در بررسی محصولات ERP بایستی با تكیه بر انتظارات از قبل تعریف شده و با توجه جدّی به فعالیت‌های كلیدی كسب‌و‌كار، از منظرهای مختلف این‌گونه راه‌حل‌ها را مورد ارزیابی قرار داد.

علاوه بر آن از جنبه‌های مختلف میزان گستردگی، تعداد مؤلفه‌ها، تعداد كاركرد‌ها، كیفیت بهروش‌ها، سطح برنامه‌ریزی‌های سیستمی، هوشمندی، محیط اجرا، میزان انعطاف‌پذیری و خصوصاً از جنبه‌‌های مالی، می‌توان راه‌حل‌های ERP را در رده‌های مختلف (A, B, C, …) طبقه‌بندی نمود.

 

آنچه ERP نیست (فرق بین بسته‌های نرم‌افزاری با ERP)

  • راه‌حل ERP یك راه‌حل یكپارچه است. لذا سیستم‌های نرم‌افزاری جزیره‌ای ERP نیستند.
  • راه‌حل‌های ERP كل فرایندهای داخلی یك كسب‌وكار را پوشش می‌دهند. لذا نرم‌افزارهای مالی و اداری و امثال آن، حتی اگر یك مجموعه یكپارچه باشند، اگر نگاهی به كل فرایندهای داخلی كسب‌وكار نداشته باشند، ERP نیستند. هر چند كه برای پیاده‌سازی ERP در یك كسب‌وكار، در ابتدا می‌توان با یكی از این مؤلفه‌ها كار را شروع كرد، لیكن راه‌حل بایستی نهایتاً كل مؤلفه‌های داخلی كسب وكارها را پوشش دهد.
  • راه‌حل‌های ERP نیازهای اختصاصی سازمان را به رسمیت می‌شناسد و برای آن راه‌حل ارائه می‌نماید. لیكن بسته‌های نرم‌افزاری صرفاً در محدوده قابلیت‌های از قبل تعریف شده و مشخص فعالیت می‌نمایند.
  • نرم‌افزارهای خودکارسازی اداری ERP نیستند.
  • ابزارهای گردش‌كار[4] ERP نیستند، لیكن در راه‌حل‌های ERP می‌توانند مورد استفاده و بهره‌برداری قرار گیرند.

 

ارزیابی دیدگاه‌های صاحب‌نظران ERP

از كلیه صاحب‌نظران، مشاوران، ناظران، تولیدكنندگان و شركت‌هایی كه راه‌حل‌های ERP را پیاده‌سازی می‌نمایند، دعوت می‌گردد كه با پاسخ به سؤالات زیر و یا شركت در مصاحبه‌های خبری انجمن انفورماتیك ایران، ‌گروه تخصصی برنامه‌ریزی منابع سازمان این انجمن را جهت دقیق‌تر نمودن تعریف ERP یاری رسانند.

1.       نقد تعریف كلی ارائه شده از ERP و اصلاح یا احیاناً ارائه تعریف دقیق‌تر

2.       نقد شش مورد ویژ‌گی‌های تشریحی ارائه شده درخصوص تعریف ERP و اصلاح یا توسعه آن

3.       ارائه توضیحات تكمیلی در خصوص فرق بین ERP و دیگر بسته‌های نرم‌افزاری

4.    اولویت‌بندی ویژگی‌های راه‌حل‌های ERP و تفكیك ویژگی‌ها به دو گروه اصلی (آن‌هایی كه اگر در راه‌حل‌های ERP وجود نداشته باشد دیگرمحصول ERP نیست) و تكمیلی (كه معمولاً راه‌حل‌های ERP جامع‌ و در رده‌های بالاتر جهانی، آن‌را دارا هستند)

5.       هر گونه نقد یا مطلب تكمیلی كه بتواند جامعه فناوری‌اطلاعات كشور را برای دستیابی به یك تعریف تشریحی جمعی از ERP یاری رساند.

 

لطفاً جهت هر گونه پرسش یا تمایل به برگزاری جلسه مصاحبه حضوری با گروه تخصصی ERP انجمن انفورماتیك ایران با تلفن 88752445 تماس حاصل فرموده و یا مطالب خود را برای ما ارسال نمائید.


[1]  Enterprise Resource Planning

[2]  best practices

[3]  core business

[4] work flow