انجمن انفورماتیک ایران انجمن انفورماتیک ایران انجمن انفورماتیک ایران
گزارش کامپیوتر شماره 234, ویژه مرداد و شهریور ماه 96 منتشر شد. دوشنبه  ٢٩/٠٨/١٣٩٦ ساعت ٠٧:١١
 

ممیزی پروژه
مهندس یاسر احسان
کارشناس ارشد مدیریت استراتژیک
مدیر گروه تخصصی "مدیریت پروژه و تحلیل کسب و کار انجمن انفورماتیک ایران"
پست الکترونیکی: Y.Ehsan@ISI.Org.IR

 


 

چکیده
یکی از دغدغه‌های اصلی متولیان و مدیران پروژه‌ها این است که بتوانند پروژه را بر اساس مثلث طلائی به پیش ببرند. این مثلث شامل هزینه، زمان و رضایت مشتری است.
با استفاده از فرآیند ممیزی می‌توان در هر لحظه از پروژه از وضعیت این مثلث طلائی آگاهی یافت و موفقیت پروژه را مورد ارزیابی قرار داد. یادآوری این نکته ضروری است که انجام و پیشرفت پروژه هرگز به معنای موفقیت پروژه نمی‌باشد .
در این مقاله سعی شده است که نگاهی نو به ارزیابی پروژه‌ها تحت عنوان ((ممیزی پروژه)) شکل بگیرد .

واژگان کلیدی: پروژه، ممیزی، فرآیند
پروژه: تلاش موقتی که برای ایجاد یک محصول، خدمات یا نتیجه یکتا و منحصر به فرد تعهد شده است.
فرآیند: هر فعالیتی که منابعی را به خدمت بگیرد و آن را در جهت تبدیل ورودی‌ها و خروجی‌ها راهبری و مدیریت کند. مشخصه‌های اصلی فرآیند توالی و ترتیب آن‌ها و نیز ارائه بازخورد می‌باشد.
ممیزی : فرآیندی سیستماتیک و  هدفمند که نتایج به دست آمده را با نتایج مورد انتظار ارزیابی می‌نماید.
(در واقع می‌توان آن را بررسی میزان تطابق برنامه‌ریزی و واقعیت از نظر کیفی و کمّی بیان نمود)
*              *               *

وضعیت جهان امروزی ترکیبی از دانش، فناوری، سرعت ارتباطات و اطلاعات است. پیشرفت فناوری و افزایش پتانسیل‌های تولید و ارائه خدمات متنوع، عدم کفایت عملیات گذشته برای فائق آمدن به مسائل را به روشنی نتیجه می‌دهد. به طوری که رویکرد تولید سفارشی به جای تولید انبوه مورد نظر قرار گرفته است.
بدین‌سان پیدایش گونه‌های جدید از تلاش‌های انسانی برای تحقق اهداف در مدت زمان معین، تحت عنوان «پروژه» شکل گرفته است.
اگر بخواهیم تعریف عمومی از پروژه ارائه کنیم می‌توان آن را معادل هر کاری که شروع و پایان داشته باشد و تکراری نباشد، دانست. در واقع بسیاری از کارهای روزمره به نوعی پروژه است. با این وجود بررسی‌های علمی در این زمینه قدمت چندانی نداشته و از اولین تحقیقات جدی انجام شده کمتر از نیم قرن می‌گذرد. با پیدایش فعالیت‌های پروژه‌ای، در ابزارها و متدولوژی‌های مدیریت تغییر حاصل گردید که نتیجه آن علم مدیریت پروژه بود.
در خصوص تاریخچه توسعه مفاهیم مدیریت پروژه باید گفت که مصریان باستان در حدود 6000 سال پیش مفاهیم برنامه‌ریزی، زمان‌بندی و کنترل پروژه را در احداث بنای عظیم اهرام ثلاثه مصر به کار بستند.
در سال 1910 نمودار گانت به عنوان نخستین ایده حاصل از تحقیقات در زمینه برنامه‌ریزی و زمان‌بندی پروژه‌ها معرفی شد. در اواسط دهه 1950 چند تیم تحقیقاتی مستقل رویه‌های مشابهی را برای برنامه‌ریزی، زمان‌بندی و کنترل پروژه‌ها ارائه کردند که منجر به کاهش30 تا 40 درصد در زمان و هزینه پروژه‌های مورد بررسی شد.
در سال 1957 تکنیک مسیر بحرانی در بریتانیا و در سال 1959 تکنیک PERT در نیروی دریایی ایالات متحده به کار گرفته شدند و نتائج ملموس آن‌ها کاهش هزینه و زمان بود.
امروزه پیشرفت و به روزآوری با سرعت زیاد در علم مدیریت پروژه باعث شده است که متخصصان زیادی به این مقوله بپردازند.
همان‌طور که اشاره گردید، مثلث طلائی موفقیت پروژه ، شامل بودجه، زمان و رضایت مشتریان  می‌باشد.
با استفاده از شاخص‌هایی مانند   CPIو   SPIمی‌توان میزان بهره‌وری پروژه را از نظر هزینه و زمان اندازه‌گیری نمود. اما ابزارهای مورد اشاره بیشتر جهت پیش‌بینی هزینه و زمان لازم برای تکمیل پروژه می‌باشند. به طوری که نتایج حاصله از آن‌ها به تقریب بسیار دقیقی نزدیک به واقعیت هستند و هر کدام از آن‌ها عملکرد پیشین را شاخص و مبنائی جهت نتایج آینده پروژه درنظر می‌گیرند. لکن مجدداً یادآوری این نکته ضروری به نظر می‌رسد که پیشرفت پروژه با موفقیت آن یکسان نیست.
با در نظرگرفتن موارد فوق لزوم پایش و ممیزی هر یک از  فاکتورهای مثلث مذکور اهمیت شایانی پیدا خواهد نمود.
در ابتدا لازم است این نکته یادآوری گردد که اساساَ کنترل، بازرسی، ارزیابی و پایش، مقوله‌های متفاوتی هستند.
در واقع کنترل و بازرسی عموماَ پس از وقوع عدم انطباق، قابلیت کشف و اصلاح/ اقدام اصلاحی دارند و به دنبال کشف خطاها هستند. و به بیان دیگر رویدادی واکنشی است در برابر برآورده نشدن یک الزام یا یک خواسته. لکن پایش به معنای مراقبت و نظارت و صیانت نسبت به هر گونه تغییر می‌باشد.
هر گونه مغایرت بین خواسته‌ها و الزامات را عدم تطابق نامند. در صورتی که این عدم انطباق باعث وقفه در روال انجام و یا نقص در آن فعالیت‌ها شود- به نحوی که نتیجه‌ای کاملا متفاوت و مغایر از نتیجه مورد انتظار به دست آید- عدم انطباق عمده نامیده شده و در صورتی که نقص و یا سهل‌انگاری به گونه‌ای باشد که باعث بروز خطا در نتایج بوده و یا باعث وقفه و یا نقص اساسی نگردد عدم انطباق جزئی نامیده می‌شود.
می توان بیان نمود که هر گونه عدم انطباق یک خرابی نمی‌باشد ولی هر خرابی یک عدم انطباق محسوب می‌گردد.
ضمناَ ارزیابی‌ها بیشتر اوقات جهت شناسائی وضع موجود از نظر پیشرفت به کار گرفته می‌شوند لکن فرآیند ممیزی تاکید بر ارائه راه‌حل‌های اقدامات (اصلاحی/ پیشگیرانه) جهت جلوگیری از بروز مجدد خطاها دارد.
به طور کلی برای پایش  و نیز ممیزی عملکرد سه نوع رویکرد وجود دارد:

  • رویکرد بر اساس پیشخورد (آینده‌نگر)
  • رویکرد بر اساس بازخورد (گذشته‌نگر)
  • رویکرد در لحظه (در زمان وقوع)     

 در تعاریف منظور از پایش این است که تغییرات رفتار فرآیندها تحت کنترل و نظارت باشد و در صورت انحراف سریعاَ مشخص شده و اقدام در خور صورت پذیرد. واژه پایش تقریبا معادل مراقبت و تربیت معنا می‌شود.
نیز همواره می‌دانیم که اقدامات پیشگیرانه و پیشگیری بهتر از درمان یا اقدام اصلاحی است. لکن بایستی این واقعیت مد نظر باشد که با وجود همه پیش‌بینی‌ها و برنامه‌ریزی‌ها، مشکلات و نواقص وجود دارند و برای مقابله با آن‌ها باید چاره‌اندیشی  مناسب و کارا نمود.
اکنون رویکردهای مختلف ممیزی را از سه منظر یاد شده بررسی می‌نمائیم:

1) ممیزی با رویکرد پیشخورد (آینده‌نگر)
در این رویکرد، بایستی از درس آموخته‌ها و تجارب  قبلی و یا در مقایسه با آن ها، حساسیت‌های پروژه به طور دقیقی انتخاب شود تا تصمیم‌گیری صحیح از ابتدا صورت گیرد. در اینجا بحث در انتخاب پروژه‌ای از میان چندین پروژه می‌باشد. با توجه به مثلث طلائی موفقیت پروژه، باید پروژه‌هائی انتخاب شوند که به توسعه محصول جدید، بهبود سازمانی، عقد قرارداد جدید و سودآوری و خلق ثروت بینجامند. عملکرد خوب در گذشته و استفاده از دارائی‌های فرآیندی سازمان و تکیه بر این که مدیریت همیشه در مورد پروژه‌های مشابه درست تصمیم گرفته هر چند کمک شایانی می‌نماید، ولی موفقیت آینده را تضمین نمی‌کند. اشتباه در انتخاب پروژه نه تنها منابع شرکت را هدر می‌دهد بلکه باعث می‌شود که هزینه فرصت از دست رفته زیادی به شرکت تحمیل شده، شرکت انعطاف‌پذیری کمتری در بازار داشته و نیز فرصت استفاده از شایستگی‌های محوری را نیز از دست بدهد. بنابراین ممیزی انتخاب پروژه‌ها بایستی در چهار محور اصلی صورت پذیرند:
الف) ارزش افزوده هر یک از پروژه‌ها
ب) هزینه ایجاد شده هر یک از پروژه‌ها
ج) آمادگی و توانائی شرکت در هر یک از پروژه‌ها
د) جمع‌آوری نظام‌مند داده‌ها جهت تخصیص منابع به هر یک از پروژه‌ها
پر واضح است که تصمیم‌گیری آگاهانه بعد از ممیزی هر کدام از محورها چقدر اهمیت دارند. این تصمیم‌ها در چهارگروه ذیل دسته‌بندی می‌شوند:
1 – تصمیم‌گیری در خصوص امکان‌پذیری اولیه به وسیله بررسی و غربال
2- تصمیم‌گیری در خصوص ارزش راهبردی پروژه به وسیله شناسایی و بررسی گزینه‌های جایگزین
3- تصمیم‌گیری در خصوص امکان سنجی دقیق به وسیله تعیین شانس موفقیت پروژه
4- تصمیم‌گیری در خصوص شروع و یا عدم شروع پروژه به وسیله تخصیص منابع برای اجرای پروژه

 

هر چند ممیزی پروژه‌ها از نظر هزینه، زمان، ریسک و منابع با مشکلات فراوان همراه است اما این ممیزی در مقایسه با پیش‌بینی موفقیت پروژه کار ساده‌ای است. مشکل اصلی تعریف شاخص کلی برای سنجش منافع و احتمال موفقیت پروژه است. برای این کار طیفی از روش‌های صرفاَ شهودی تا روش‌های کاملاً تحلیلی مطرح می‌شود. در هر صورت معیارهای رایج برای ممیزی و انتخاب پروژه‌ها در این بخش (که البته به نوع و شرایط حاکم بر آن بستگی دارد) عبارتند از:

  • هزینه اجرا
  • زمان اجرا
  • پیچیدگی فنی
  • ریسک
  • بازگشت سرمایه
  • هزینه– فایده
  • چرخه عمر پروژه/ محصول
  • حجم سودآوری/ فروش
  • سهم بازار
  • پیامدهای تجاری پروژه
  • آمادگی و توان سازمانی
  • سازگاری و همگونی با طرح تجاری (BP )
  • در دسترس بودن منابع
  • جریان نقدینگی، درآمد و سود
  • تاثیر پروژه بر سایر فعالیت‌های شرکت

روش‌های ممیزی پروژه را در بخش آینده‌نگر می‌توان در سه گروه اصلی قرار داد.
الف) روش‌های کمّی انتخاب پروژه
اگر ممیزی پروژه مستلزم ممیزی و توجیه اقتصادی باشد، معمولاً رویکرد کمّی در اولویت قرار می‌گیرد. همچنین این روش جهت صحه‌گذاری بر انتخاب استفاده می‌شود. این روش به شرطی مفید است که پارامترهای تصمیم‌گیری در آن را بتوان به صورت کمّی در طول چرخه عمر پروژه به خوبی برآورد کرد.
مهمترین این روش‌ها بدین شرح می‌باشند

  • مقایسه ارزش‌های خالص فعلی
  • مقایسه بازگشت سرمایه‌گذاری
  • هزینه– فایده
  • مقایسه دوره بازپرداخت
  • مقایسه شاخص رتبه‌بندی پروژه

در اکثر روش‌های فوق مثال‌های متعدد و فراوانی وجود دارد لکن با توجه به جدید بودن روش شاخص رتبه‌بندی پروژه‌ها اندکی مطلب را توضیح خواهم داد:
فرمول پاسیفیکو و سوبلمن در رتبه بندی پروژه ها
تمامی روش‌های قبلی ممیزی پروژه بر این فرض استوارند که موفقیت پروژه از نظر فنی و تجاری تضمین شده اند و نیز تمامی درآمدها و هزینه‌های پروژه حتمی و قابل پیش‌بینی می‌باشند. شاخص رتبه‌بندی پروژه‌ها اول بار توسط کارل پاسیفیکو به منظور ارزیابی محصولات شیمیایی و پیش‌بینی موفقیت تجاری آن‌ها ارائه شد:
PR= (PT*PC*R)/TC
فرمول پاسیفیکو اساساَ همان نرخ بازگشت سرمایه است که عامل ریسک هم در آن وارد شده است.
شاخص‌های ارائه شده در این فرمول عبارتند از:

  • احتمال موفیت فنی پروژه = PT
  • احتمال موفیت تجاری پروژه = PC
  • ریسک پروژه = R
  • کل درآمد خالص در طول عمر پروژه = TC

اما فرمولی که سوبلمن ارائه کرده است، در واقع نوعی شاخص هزینه/ فایده اصلاح شده (CBR ) است که در فرمول پاسیفیکو منعکس شده که زمان توسعه محصول (PDT ) و چرخه عمر تجاری محصول (PLC ) را در نظر می‌گیرد. همچنین امکان محاسبه متوسط سود سالانه، برآورد چرخه عمر محصول، متوسط هزینه توسعه سالیانه و زمان توسعه برحسب سال نیز در این روش- بر اساس شاخص هزینه/ فایده- آمده است.
1 / PR{ ((PT*PC*R) / (CBR*PDT))} / PLC = Sn

ب) روش‌های کیفی ممیزی و انتخاب پروژه
بر اساس ارزیابی پروژه‌هایی که تحت تاثیر انواع و اقسام عوامل پیچیده هستند، روش‌های کمّی و ریز بینانه به تنهایی جواب نمی‌دهند و حتماً باید با روش‌های کلان، شهودی و فرابخشی تصمیم‌گیری، ترکیب شوند. از تک تک این روش‌ها می‌توان برای تعیین عنوان «بهترین، موفق‌ترین، سودآورترین، یا با ارزش‌ترین» پروژه استفاده کرد.
در جدول 1 سعی شده تا روش‌های کمّی و کیفی ممیزی و انتخاب پروزه با یکدیگر مقایسه شوند:

روش‌های کمّی

روش‌های کیفی

مزایا :
سادگی در مقایسه، رتبه‌بندی و انتخاب
فرآیند تکرارپذیر
تشویق گردآوری داده و سنجش‌پذیری
امکان ترازیابی
امکان برنامه‌ریزی
ورودی مناسب برای تحلیل حساسیت و شبیه‌سازی

محدودیت‌ها:
بسیاری از عوامل قابل کمّی سازی نیستند
احتمالات و وزن‌ها ممکن است تغییر نماید.
شاخص‌های واقعی وجود ندارند.
ممکن است مشکلات و فرصت‌های منحصر به فرد پنهان بمانند.
سرکوب کننده تصمیمات خلاقانه
کمبود مشارکت و پایبندی افراد
فشار برای اقدام سریع و عجولانه

مزایا :
جستجو برای شاخص‌های معنی‌دار ارزیابی
مشارکت گسترده سازمانی
شناخت مشکلات، منافع و فرصت‌ها
حل مشکل به عنوان قسمتی از فرآیند ممیزی
زیربنای علمی غنی
مشارکت چند بخشی و فرابخشی
تقسیم ریسک
محدودیت‌ها:
فرآیند پیچیده و زمان بر
انحراف به سمت قدرت و سیاسی کاری
سختی استانداردسازی و تکرارپذیری
پر اختلاف و انرژی بر
ناسازگاری با فرآیندهای سنتی تصمیم‌گیری
تکیه بر شم و شهود به جای واقعیت
تکیه بر خواست‌ها به جای نیازها
حقیقت‌یابی پر رنگ‌تر از تصمیم‌گیری

جدول 1- مقایسه روش‌های کمّی و کیفی ممیزی

پ) روش‌های ترکیبی- کمی و کیفی- ممیزی و انتخاب پروژه
همان‌طور که از اسم این روش پیداست، جهت اطمینان بیشتر و کاهش احتمال بروز خطا  در تصمیم‌گیری انتخاب پروژه و نیز در پروژه‌هایی که ریسک بالاتری دارند و یا احتمال شکست بیشتری دارند معمولا توصیه می‌شود که از روش‌های ترکیبی استفاده شود تا بتوان تصمیم‌گیری و انتخاب بهتری ارائه نمود.
اهم روش‌های تصمیم‌گیری عبارتند از: دلفی، طوفان مغزی، گروه‌های کانونی، تحلیل حساسیت، تحلیل سلسله مراتبیAHP  و ترازیابی.
2 ) ممیزی با رویکرد در لحظه
این رویکرد در واقع اشاره غیرمستقیمی به مدیریت و کنترل پروژه دارد. طبق تعریف، مدیریت پروژه همان به کارگیری دانش، مهارت‌ها، ابزارها و فنونی خاص در فعالیت‌های پروژه‌ای، با هدف برآوردن و فراتر رفتن از نیازها و انتظارات ذینفعان است.
مسائل تاثیرگذار بر ممیزی با رویکرد در لحظه را می‌توان در چهار دسته‌بندی کلی قرار داد که هر کدام نیاز به تجزیه و تحلیل دارند :
- افرادپروژه و سازمان‌های پشتیبان
شامل بررسی صلاحیت‌های افراد درگیر پروژه و مخصوصا افراد کلیدی موثر بر کیفیت و رضایت ذینفعان پروژه، بررسی روش تجهیز  پروژه و تامین منابع مورد نیاز  آن و نیز پیشنهاد انجام اقدامات اصلاحی و پیشگیرانه در این زمینه.
- رهبری پروژه
شامل تعیین مدیر پروژه و نیز محدوده مسئولیت و اختیار وی و نیز تیم کنترل پروژه و همچنین دفتر پروژه و مشخص نمودن  سیستم گزارش‌دهی  شامل: روش‌های گزارش‌گیری،گزارش دهنده،گزارش گیرنده، تواتر گزارش، نحوه تجزیه و تحلیل گزارش و... و نیز پیشنهاد انجام اقدامات اصلاحی و پیشگیرانه.
- فرایندهای کاری پروژه
شامل بررسی دستورالعمل‌ها، فرآیندها، روش‌های اجرایی پروژه از جهت صحت و دقت در اجرا و نیز بررسی توالی و تعامل فرایندهای کاری پروژه، بررسی نحوه پایش و اندازه‌گیری فرآیندها و نیز نحوه ارائه بازخورد و انجام اقدامات اصلاحی و پیشگیرانه.
- ابزارها و فنون پروژه
شامل تعیین روش‌ها و ابزارهای کنترل پروژه، فنون تجزیه و تحلیل، فنون تصمیم‌گیری و نیز روش‌های اجرایی برای انجام اقدامات اصلاحی و پیشگیرانه.

 

3) ممیزی با رویکرد گذشته‌نگر
در این رویکرد ممیزی تاکید بر مقایسه آنچه برنامه‌ریزی شده است با آنچه به دست آمده است می‌باشد.
ممیزی برنامه با عملکرد که حوزه‌های آن مستقیم یا غیرمستقیم با مثلث طلائی موفقیت پروژه گره خورده است.
در این روش ممیزی تمامی جنبه‌های رسمی و قانونی پروژه مورد نظر قرار می‌گیرد. این بدان معناست که ممیزی پروژه به مسائل مالی محدود نمی‌شود و درواقع ممیزان پروژه، حسابداران نیستند. هدف اصلی ممیزی کمک جهت دستیابی به اهداف پروژه می‌باشد.
می‌توان ممیزی پروژه را، معادل کاربردی TQM در مدیریت پروژه در نظر گرفت.
رویکرد مدیریت پروژه بیان می‌دارد که تمامی بخش‌های پروژه بایستی ممیزی گردند و نقاط قوت و ضعف مشخص شوند.
فوائد ممیزی پروژه به طور خلاصه عبارتند از:

  • شناسایی زودهنگام مشکلات پروژه
  • وضوح  در عملکرد پروژه
  • شناسایی و ارتقای فناوری نوین در پروژه
  • ارزیابی کیفیت پروژه
  • کاهش هزینه‌های پروژه
  • بهبود شناسایی و برخورد با ریسک‌های پروژه

در پروژه‌ها معمولاَ اهداف به دو دسته مستقیم و غیرمستقیم دسته‌بندی می‌شوند.
اهداف غیرمستقیم در قالب بالا بردن ادراک از سازمان، افزایش مدیریت آگاهانه، افزایش کوشش گروهی در  شناسایی نقاط ضعف و قوت، شناسائی بهتر از ریسک‌های پروژه، دستیابی بهتر ذینفعان کلیدی پروژه به گزارش‌ها، شناسائی عوامل بالابرنده مهارت‌های اعضای پروژه و نیز شناسائی پتانسیل بالقوه و بالفعل مدیران پروژه می باشد .
البته مشکلاتی در خصوص اهداف غیرمستقیم وجود دارد که عبارتند از:
1 – سخت بودن جداسازی اهداف شخصی از اهداف پروژه
2 – فقدان صداقت و همراهی کلیه اعضای پروژه
3 – وجود عقاید متفاوت در خصوص اهداف غیرمستقیم پروژه
4 – دشواری به هم پیوستن و هم قسم شدن اعضای گروه برای دستیابی به اهداف
در واقع یک ممیزی خوب وضعیت فعلی (حال حاضر) پروژه را در برابر وضعیت مورد انتظار پروژه قرار داده، وضعیت فعالیت‌های بحرانی را مشخص نموده، ارزیابی دقیق از ریسک‌های بالقوه به دست داده، محدودیت‌های ممیزی را مشخص  می‌نماید. و خروجی آن آموزه‌هائی است که در سایر پروژه‌ها قابل استفاده هستند.
در جدول 2 اهم فنون و ابزار ممیزی مورد نیاز در این رویکرد گردآوری شده است:

گزارش اقدامات
Action Report
تحلیل مسیر بحرانی
Critical Path Analysis
ردیابی بودجه
Budget Tracking
گزارش نقائص
Deficiencies Report
تحصیل ارزش حاصله
Earned Value Analysis
جدول ارتباطات
Interface Chart
پرت/ روش مسیر بحرانی
PERT & CPM
تحلیل فشرده‌سازی برنامه
Schedule Compression Analysis
ردیابی زمانی
Schedule Tracking
شبیه‌سازی
Simulation

ارزیابی وضعیت
Status Assessment
تحلیل واریانس
Variance Analysis
مهندسی همزمان
Concurrent Engineering
ترازیابی
Benchmarking
بازنگری مستقل
Out of Bounds Review
ساخت پیش‌نمون  Prototyping
QFD
Quality Function Deployment
تحلیل انتظارات
Requirements Analysis
فرایند مرحله درگاهی
Stage-Gate Process
صدای مشتری
Voice Of Costumer

جدول 2- فنون و ابزار ممیزی

اصولاً ممیزی پروژه‌ها در سه بخش صورت می‌پذیرد: ممیزی عمومی، ممیزی جزئیات و ممیزی فنی.
البته در ممیزی پروژه‌ها همواره محدودیت‌هایی چون زمان و پول وجود دارند.
خاطر نشان می شود از انجام ممیزی دو هدف عمده دنبال می‌شود: 1) هدف اصلی این است که بازخوردی مناسب و گزارشی کامل به مدیریت ارشد یا مشتری جهت تصمیم‌گیری یا کنترل ارائه شود 2) هدف ثانویه این است که روش مدیریت پروژه بهبود و ارتقا یابد.
در هر صورت و به هریک از دلایل مذکور و در هر پروژه‌ای وجود فرآیند ممیزی یک الزام نا نوشته اما موثر و کارا  در پیشبرد اهداف پروژه– چه بلند مدت و چه کوتاه مدت– دارد.
روش ساختارمند و مدیریت‌پذیر کردن فرآیند ممیزی، طبقه‌بندی متغیرهای ممیزی در چهار گروه ذیل است:
1 – میزان سازگاری پروژه با رسالت، راهبرد و برنامه‌های شرکت
2 – توان دستیابی به اهداف پروژه شامل اهداف فنی، هزینه‌ای و زمانی
3 – موفقیت در محیط مشتری و رضایت‌مندی آنان
4 – عملکرد اقتصادی قابل قبول از جمله سودآوری
شایان ذکر این که از نظر سیستماتیک، ممیزی به انواع ذیل تقسیم می‌گردد:

  • ممیزی اول شخص- خود ممیز
  • ممیزی دوم شخص– ممیز از درون پروژه
  • ممیزی شخص ثالث– ممیز  از  خارج پروژه

آماده شدن جهت ممیزی
حال فرآیند کلی ممیزی پروژه را به صورت کاربردی و خلاصه بررسی می‌نمائیم:
همان‌طور که می‌دانیم 5 گام در چرخه عمر پروژه وجود دارد. در ابتدا بایستی کلیه اطلاعات مربوطه هر یک از این فازها را جمع‌آوری نمود. شایان ذکر است که چگونگی و روش‌های جمع‌آوری و به دست آوردن داده‌ها و اطلاعات در هر یک از فازهای پروژه خود عنوانی پیچیده است که بحث درباره آن از حوصله این مقاله خارج می‌باشد.

گام‌های فرآیند ممیزی
در هر یک از 5 گام پروژه، فرآیند ممیزی به صورت ذیل بخش‌بندی و اجرا می‌شود:

  • گام اولیه
  • تعریف و شناسایی دقیق اهداف پروژه
  • انتخاب شاخص پروژه
  • کشیدن نمودار پروژه
  • علامت‌گذاری نمودار پروژه جهت نقاط ممیزی
  • گام برنامه‌ریزی
  • استقرار و پیاده‌سازی توانمند سازه‌های پروژه
  • نوشتن بیانیه محدوده و محتوا
  • شروع بودجه‌بندی پروژه
  • تقسیم فعالیت‌های پروژه
  • برنامه‌ریزی کاری جهت فعالیت‌ها
  • تعیین فنون و مهارت‌های مورد نیاز جهت تکمیل فعالیت‌های برنامه‌ریزی شده
  • گام اجرا
  • قرار دادن و مشخص نمودن اعضای تیم پروژه
  • راهنمائی و ارائه خطوط راهنما به اعضای تیم پروژه
  • مشخص کردن سایر مبالغ پروژه
  • برقراری جلسات بازنگری وضعیت پروژه
  • برقراری جریان تسهیل یافته از تبادل اطلاعات در پروژه
  • مدیریت پیشرفت و ارتقای پروژه
  • استقرار و تعریف معیارهای تضمین کیفیت در پروژه
  • گام کنترل
  • مقایسه عملکرد با برنامه
  • اتخاذ اقدام اصلاحی مناسب در صورت هر گونه انحراف
  • ارزیابی معیارهای اصلاحی
  • اطمینان از این که پیشرفت پروژه همگام با برنامه‌ریزی می‌باشد.
  • بازنگری درخواست‌های تغییر
  • گام اختتامیه
  • دستیابی به حد قابل قبول از توانمند سازهای پروژه
  • مستندسازی درس آموخته‌های فراگیری شده در هنگام اجرای پروژه
  • آرشیو نمودن گزارش‌های وضعیت‌های پروژه
  • تهیه گزارش نهائی پروژه

همانطور که دیده می‌شود امکان تعریف ممیزی پروژه در هر یک از بخش‌های یاد شده وجود دارد.
یک گزارش ممیزی خوب باید امکان مقایسه نتایج واقعی با نتایج مورد انتظار را داشته باشد. انحراف معیارهای مشخص را به صورت پر رنگ نشان دهد. دلائل به وجود آمدن این انحراف معیارها را بیان نماید و در آخر این که برنامه‌ای جهت حل انحراف معیارها ارائه نماید.
گزارش ممیزی بایستی دارای مقدمه، گزارش از وضعیت فعلی، وضعیت آینده پروژه، مدیریت بحران، تجزیه و تحلیل انگاشت‌ها و تعهدات، محدودیت‌ها و پیش‌بینی‌های احتیاطی باشد.

مسئولیت‌های ممیز
ممیز بایستی دارای ویژگی‌هایی باشد که اهم آن‌ها عبارتند از:

  • اخلاق‌گرا و درستکار باشد.
  • مستقل باشد.
  • حقیقت را به طور کامل بیان کند.
  • به دنبال راهنمائی جهت بهبود و ارتقا باشد.

ذکر این نکته ضروری است که از فرق‌های اساسی بین بازرسی و  ممیزی این است که در فرآیند ممیزی به دنبال نقاط منفی و انحراف از عملکردها نگشته بلکه به دنبال ارائه پیشنهاد و رفع ایرادها و تشویق جهت بهبود عملکرد و نیز نشان دادن فرصت‌هایی برای بهبود است.
در صورتی که هویت بازرسی به دنبال خطاها و ایرادها بودن و نمایان ساختن کاستی‌ها می‌باشد.

چرخه عمر ممیزی پروژه
ممیزی نیز مانند خود پروژه دارای چرخه عمر می‌باشد که عبارتند از:

  • افتتاحیه ممیزی پروژه
  • تعریف خطوط اصلی پروژه
  • استقرار پایگاه داده ممیزی
  • تجزیه و تحلیل مقدماتی پروژه
  • تهیه گزارش ممیزی
  • اختتامیه ممیزی پروژه

برخی از نیازهای اصلی جهت ممیزی پروژه این است که اعضای تیم ممیزی از افراد کارکشته و حرفه‌ای با تجارب کامل انتخاب شوند، ممیزان بایستی دسترسی به مدیریت ارشد داشته باشند، ممیزان بایستی به راحتی به کلیه پرسنل و ذینفعان دسترسی داشته باشند و نیز  بایستی به کلیه سوابق و مدارک دسترسی داشته باشند.

 

سنجه ممیزی
بسیاری از جنبه‌های پروژه جهت ممیزی آسان محسوب می‌شوند اما در برخی موارد پیچیدگی‌های خاص نیز وجود دارد. همواره ممیزی عملکرد در مقابل بودجه و برنامه زمان‌بندی چالش برانگیز بوده است. اندازه‌گیری و ممیزی پروژه در پروژه‌هائی که مولفه‌های متعدد سودآوری در آن‌ها دخیل است بسیار مشکل و پیچیده می‌شود. بنابراین سنجه‌های ممیزی بایستی متناسب با دامنه و حوزه کاربرد پروژه انتخاب شوند. جهت ممیزی نیاز به یک شاخص، سنجه یا  معیار استاندارد جهت مقایسه نتایج به دست آمده با  نتایج مورد انتظار  نیاز می‌باشد. از استانداردهای موجود در زمینه ممیزی پروژه می‌توان به PMBOK ، PRINCE2 ،ISO 10006 ،PM-KANON  وDIN69600  اشاره نمود.

توصیه‌های اصلی جهت ممیزی (کلیدهای طلائی)

  • همواره پروژه را ممیزی کنید نه افراد پروژه را.
  • ممیزی را با پرسیدن سوالات آزاد (باز) شروع کنید و سپس سوالات بسته و روشنگرانه را به کار ببندید.
  • یک شنونده فعال باشید. یک ممیز خوب10% حرف می‌زند و90% درصد گوش می‌دهد.
  • همیشه یافته‌هایتان را با ممیزی شنوندگان تایید کنید.
  • هرگز به دنبال مسائل بی‌اهمیت نگردید و همواره مثلث طلائی موفقیت پروژه را در یاد داشته باشید.
  •  

نتیجه
هدف اصلی مقاله این است که ذهن مخاطبان با واژه ممیزی درگیر شود و در واقع باب جدیدی در مدیریت پروژه به نام ممیزی پروژه باز شود. جنبه‌های مختلف ممیزی پروژه به طور خلاصه مورد بحث قرار گرفت. هر چند هر کدام از جنبه‌ها و رویکردهای ارائه شده دارای شرح و تفصیل فراوانی هستند.
فرآیند ممیزی قصد دارد پروژه را ارزیابی نماید تا اولاَ فرصت‌های بهبود و ارتقا را پیدا نموده و آن‌ها را تقویت نماید و ثانیاَ راه را برای تکرار خطاها ببندد.

مراجع:
1 – الوانی، سید مهدی (1376): مدیریت عمومی، نشرنی، چاپ دهم تهران
2- برانیکوپین: جیمز: هنری منینربرگ و جیمز رابرت (1376): مدیریت استراتژیک، ترجمه محمد صائبی، مرکز آموزش مدیریت دولتی، 1376، چاپ دوم، تهران
3 – ثامهاین، هانس یورگن: 1936: مدیریت تکنولوژی، ترجمه کامران باقری، مرتضی رضاپور، هادی کمالی، رسا 1386–  تهران
4-محمودی/ امیر، (1388): راهنمای گستره دانش مدیریت پروژه، نشر آسیا،
5-ر.سند گل، مدیریت طرح، موسسه خدمات فرهنگی رسا، تهران، 1379  

6 – CLELAND , D, (2004) Project Management :Strategic  Design , NEWYORK :    
MC GRAW-HILL
7- MERIDITH , J AND MANTEL .J –(2000) Project Management  , NEWYORK  WILLY AND SONS
8-RAMABADRON , R ., EVANS , J. , AND DEAN, J., (1997) Benchmarking And Management  , VO104 , NO.1 , PP.34-36
9- RANDOLPH , W, AND POSNER,B,,(1998),"What Every  Manager Needs To Know About Project Management " , SLOAN MANAGEMENT REVIEW , V0129, NO.4 (SUMMER)PP 65-73
10 – THOMHAIN , H.,(1998),"Best Practice For Controlling Technology-Based –Project
"In Essential of Project Controled(PINTO , TAILOV),PMIPREN-PP.7-28
11-,G.D.Obeelender,”Project Management For Engineering & Construction,2nd ed.,
12- ISO 19011:2002, guidance on the principles of auditing, managing audit Programmes,WWW.ISO.ORG