انجمن انفورماتیک ایران انجمن انفورماتیک ایران انجمن انفورماتیک ایران
گزارش کامپیوتر شماره 234, ویژه مرداد و شهریور ماه 96 منتشر شد. چهارشنبه  ٠١/٠٩/١٣٩٦ ساعت ١٦:٣٤
 

    سیستم مدیریت فرایندهای كاری (BPMS)
حركت به سوی تعالی سازمانی

سیدرضا داودی
كارشناس ارشد مهندسی كامپیوتر
مدیر تولید شركت مهندسی نرم‌افزار فراتحلیل‌گران ورجاوند

پست الكترونیكی:Davoodi@VarjavandCo.com

 

 چكیده
سیستم مدیریت فرایندهای كاری یا BPMS یك راهكار مناسب برای فائق آمدن بر مشكلات فرایندی سازمان‌ها می‌باشد. این راهكار به كمك ابزارهای مولد فرایند در جهت تبدیل فرایندهای دستی به فرایند الكترونیكی، مدل‌سازی فرایند به كمك ابزار مدیریت گردش كار و در نهایت داشبوردهای مدیریتی مورد نیاز مدیران، حركت به سوی تعالی سازمانی را محقق خواهد كرد.
كلمات كلیدی
تعالی سازمانی، فرایند الكترونیكی، داشبورد مدیریتی، مولد فرایند، مدل‌سازی فرایند، سیستم مدیریت گردش كار

مقدمه
امروزه برای فائق آمدن بر مشكلات فرایندی سازمان‌ها راهكارهای متنوعی ارائه می‌شود: اولین راه حل شناسایی شركت‌هایی است كه در رابطه با فرایند مورد نظر شما نرم‌افزار استاندارد تولید كرده باشند. در مناسبترین حالت میزان همپوشانی نرم‌افزار مورد نظر با فرایندهای جاری سازمانی شما حدود 70 درصد می‌باشد كه عدد قابل قبولی است. با رشد و بالغ شدن سازمان شما و با توجه به ایستا بودن این نرم‌افزارها ( كه اصولا با نگرش MIS پیاده‌سازی شده‌اند) و عدم رشد این نرم‌افزارها در جهت بومی‌سازی فرایندهای جدید، میزان همپوشانی این نرم‌افزار با سازمان شما به تدریج كاهش می‌یابد. مشخص است كه این روش می‌تواند یك چرخه نامحدود داشته باشد و دوباره این سناریو از ابتدا با شناسایی شركت تولیدكننده شروع خواهد شد. ضمن این‌كه مهاجرت از سیستم قدیم به سیستم جدید هزینه‌های زیادی را به سازمان تحمیل خواهد كرد.
دومین راه حل ایجاد واحد برنامه‌نویسی با استخدام یك یا چند برنامه‌نویس زبده ‌می‌باشد. به طور طبیعی، تولید نرم‌افزار در حوزه كاری شركت‌های نرم‌افزار می‌باشد و فرایند پیچیده تولید نرم‌افزار فقط با استخدام یك یا چند برنامه‌نویس مقدور نیست. بلكه نیازهای تحلیل، طراحی، مستندسازی و از همه مهم‌تر آزمایش سیستم توسط تیم برنامه‌نویسی مقدور نخواهد شد (هر چند این توقع غیر منطقی توسط مدیران غیر انفورماتیكی معمولا وجود دارد كه تمام این كارها در شرح كار برنامه‌نویس گنجانده شود). ریسك اجرای این پروژه، عدم شناسایی تیم متخصص این كار و ریسك بعدی وابسته بودن به شخص ( و نه به سیستم) می‌باشد كه با رفتن برنامه‌نویس معمولا به دلیل عدم مستند‌سازی کد مبدأ و سایر موارد پروژه شكست خواهد خورد. همچنین قیمت تمام شده این كار در مقایسه با روش اول بسیار بالاست.
در مقاله حاضر سعی شده است با معرفی اجزاء سیستم مدیریت فرایندها، راهكاری تركیبی از دو روش بالا در جهت فائق آمدن بر مشكلات اشاره شده بیان شود. در ادامه مقاله استفاده مناسب و نامناسب از BPMS مطرح خواهد شد.

1- BPMS چیست ؟
سیستم مدیریت فرایندهای كاری كه به اسم BPMS شناخته می‌شود، یك راهكار مناسب برای فائق آمدن بر مشكلات فرایندی سازمان می‌باشد.
به طور معمول شركت‌ها و سازمان‌ها علاقمند هستند تا زمینه‌های استاندارد كاری خود را توسعه داده و عملیات سازمانی خود را روالمند كنند. قدم اول در این زمینه پیاده‌سازی استانداردهایی نظیر ISO می‌باشد كه البته هدف این مقاله روش‌های پیاده‌سازی این استانداردها نیست ولی به طور كلی خروجی این مرحله، طراحی فرایندها در قالب فرم‌های ایزو و روالمند كردن رفتارهای سازمانی در قالب روندنما خواهد شد. قدم بعدی اجرای عملیاتی این فرایندها می‌باشد كه بایستی بعد از تكمیل هر فرم، بر طبق ضوابط موجود در روندنما كار شروع شده و تا انتها بر طبق روال تعریف شده جلو برود. چند ایراد در اجرای این كار وجود دارد:

  1. فرم‌ها بایستی چاپ شده و بعد از چاپ ورود اطلاعات شود.
  2. در برخی از موارد ورود اطلاعات نامعتبر مشكل‌ساز می‌شود. ممكن است كنترل‌های انسانی جلوی ورود اطلاعات نامعتبر را بگیرد. در هر صورت این كنترل‌ها، هزینه‌های پنهان زیادی را به سازمان تحمیل خواهد كرد.
  3. این فرم‌ها بایستی در جایی بایگانی شود كه به طور طبیعی با توجه به تعداد بالای فرم‌ها، وجود مكان فیزیكی بزرگی برای این كار لازم است.
  4. امكان گزارش‌گیری بسیار سخت است. اهمیت گزارش‌های بهنگام بر هیچ كس پوشیده نیست و می‌تواند نقش بسیار گسترده‌ای در جهت مهندسی مجدد و بهینه‌سازی ساختارها داشته باشد.

با وجود این، نیاز به یك سیستم نرم‌افزاری كه بتواند مشكلات مورد اشاره را حذف كند احساس می‌شود. این سیستم نرم‌افزار بایستی مجموعه‌ای از ابزارهای كارآمد را ارائه داده تا بتواند علاوه بر حذف مشكلات اشاره شده، حركت به سوی تعالی سازمانی با ایجاد یك پایگاه دانش قدرتمند را تضمین نماید.

 

2- معرفی اجزای BPMS

    1. ابزار مولد فرایند یا فرایند‌ساز: در قدم اول بایستی این فرایندها در قالب فرم و یا فرم‌های الكترونیكی پیاده‌سازی شود. از آنجا كه ابزارهای فرم‌ساز زیادی در بازار وجود دارد بایستی این ابزار ویژگی‌های اصلی ذیل را داشته باشد:
      1. طراحی ساده و كاربر پسند داشته باشد.
      2. با هر سطح دانش انفورماتیكی قابل استفاده باشد.
      3. در جهت یكپارچگی اطلاعات، امكان تعریف حوزه‌های متصل به سایر زیرسیستم‌ها را داشته باشد.
      4. امكانات جستجو و فیلتر در فرم وجود داشته باشد.
      5. فرم‌های ساده، تركیبی و یك به چند را پیاده‌سازی كند.
      6. قابلیت نسخه‌گذاری داشته باشد.(مدیریت نسخه)
      7. قابلیت دسترسی عمودی و افقی را بر اساس اشخاص، سمت‌های سازمانی و لایه‌های سازمانی داشته باشد.
      8. رویداد گرا و ضابطه گرا باشد.
    2. موتور گردش كار :  بعد از طراحی و پیاده‌سازی فرایند در قالب فرم‌های الكترونیكی، قدم بعدی طراحی سناریوی حركتی فرایند می‌باشد. این كار توسط موتور گردش كار بایستی پیاده‌سازی شود. قابلیت‌های اصلی كه این گونه ابزارها بایستی داشته باشند به شرح ذیل می‌باشد:
      1. طراحی ساده با گرافیك زیبا به صورت گراف ( و نه درخت) و با هر سطح دانش انفورماتیكی
      2. امكان استفاده از الگوهایی نظیر مشروط، حلقه و شاخه
      3. امكان استفاده از شخص، سمت و لایه‌های سازمانی در هر بخش از گردش كار
      4. مدیریت نسخه‌گذاری در هر گردش
      5. استفاده از نقاط شروع و پایان مختلف
      6. امكان تعریف دسترسی افقی روی فرایند در هر نقطه از روندنما
      7. قابلیت تعریف رویداد و پردازش
      8. قابلیت ردیابی
    3. داشبورد مدیریتی و گزارش‌ساز: داشبورد مدیریتی ابزاری است كه به كمك اطلاعات وارد شده در فرایندها و تجزیه و تحلیل، اطلاعات مورد نیاز مدیران سازمان را تامین می‌كند. به طور معمول با توجه به وقت كم، فرصت مشاهده ریزاطلاعات سازمان برای مدیران وجود ندارد. به كمك داشبورد مدیریتی، اطلاعات اصلی سازمان در قالب نمودار، گراف و شاخص‌های مورد نظر قابل رویت و مشاهده خواهد بود. قابلیت‌های اصلی یك داشبورد مدیریتی به شرح زیر می‌باشد:
      1. طراحی ساده و مدیر پسند
      2.  تعریف دسترسی‌های افقی و عمودی
      3. قابلیت استفاده از انواع نمودار همانند نمودارهای میله‌ای و چارت‌های مختلف
      4. قابلیت ریز شدن روی اطلاعات انتخابی تا سطح مورد نظر مدیر
      5. قابلیت‌های ایجاد گزارش‌های تركیبی از زیرسیستم‌های مختلف در یك گزارش
      6. امكان چاپ با قالب‌های مورد نیاز مدیر

3- کجا استفاده از BPMS مقرون به صرفه است؟
معمولا این پرسش مطرح می‌شود كه کجا استفاده از BPMS خوب است و كجا مناسب نیست. آیا مقرون به صرفه است كه یك سیستم حسابداری پیشرفته و یا یك سیستم حقوق و دستمزد را با این روش پیاده كرد. در این بخش به این سوال پاسخ داده می‌شود.
در ابتدا بایستی یادآوری كنم كه قبل از اجرای BPMS بایستی زیرساخت‌های اطلاعاتی از قبیل فرایندها و روندنماها آماده شده باشند. به طور طبیعی بعد از اخذ مدارك مرتبط با ایزو و استاندارد‌سازی  روال‌های سازمانی، این زیر ساخت آماده شده است. ممكن است برخی از روال‌ها كاملا استاندارد بوده و تغییرات در آن به ندرت اتفاق ‌افتد. به عنوان مثال در یك سیستم مالی، فرم سند حسابداری دارای ساختار استاندارد بوده و بیشتر نرم‌افزارهای موجود در بازار از لحاظ ساختار اصلی، به صورت واحد پیاده‌سازی شده است. نمونه دیگر می‌توان به گزارش تراز 4 ستونی استاندارد اشاره كرد كه در همه سیستم‌های مالی این گزارش وجود دارد. نتیجه این‌كه اگر نرم‌افزاری با فرایند استاندارد وجود داشته باشد بهتر است این نرم‌افزار خریداری شود. در برخی از موارد ممكن است كاستی‌هایی در این سیستم‌ها وجود داشته باشد كه می‌توان با استفاده از BPMS در جهت تكامل این سیستم‌ها حركت كرد. در برخی از موارد به‌دلیل بومی بودن فرایند، پیدا كردن نرم‌افزار استاندارد بسیار سخت است كه برای این موارد BPMS می‌تواند راه حل مناسبی باشد.
نكته دیگری كه در خصوص استفاده از BPMS می‌توان اشاره كرد، وجود راهبر یا رابط پیگیر و باپشتكار و آشنا با ساختار سازمانی و فرایندهای شركت در اجرای BPMS است. در صورتی‌كه چنین شخصی در سازمان شما وجود ندارد دنبال BPMS نروید.
نكته بعدی که در خصوص BPMS نیاز به توضیح است این‌كه به اشتباه در برخی از موارد نرم‌افزار اتوماسیون اداری هم‌سطحBPMS دیده می‌شود كه باید گفت هدف اتوماسیون اداری فقط در حوزه نامه‌نگاری و در نهایت فرایندهای اداری ساده می‌باشد. در صورتی‌كهBPMS كل فرایندها اعم از اداری، مهندسی، مالی و ... را پوشش می‌دهد و بعد از اجرای درست آن حركت به سوی تعالی سازمانی و كاهش هزینه‌های پنهان روی خواهد داد.

4- نتیجه‌گیری
در مقاله حاضر سعی شد تا BPMS و رویكرد آن به سوی تعالی سازمانی مورد بررسی قرار گیرد و اجزای  BPMS به طور كلی مطرح گردد. همچنین نحوه به‌كارگیری BPMS در سازمان‌هاو این‌كه در چه جاهایی مقرون به صرفه است مورد نقد قرار گرفت. همچنین الزامات اولیه در جهت استقرار BPMS نیز بیان شد.
مراجع
[ 1 ] Jim Hagemann Snabe , Ann Rosenberg: Business Process Management The SAP RoadMap (2009)
[2] Howard Smith , Peter Finger: Business Process Management (2007)
[3] Scott Cleveland: BPM from Business Point of View (2009)