انجمن انفورماتیک ایران انجمن انفورماتیک ایران انجمن انفورماتیک ایران
گزارش کامپیوتر شماره 234, ویژه مرداد و شهریور ماه 96 منتشر شد. دوشنبه  ٢٩/٠٨/١٣٩٦ ساعت ١٠:٥٦
 
هوش سازمانی – مبنای توسعه و تحول

مهران باوند سوادکوهی
پست الکترونیکی:
Savadkouhi@burjas.com

 

چکیده
با توجه به محیط‌های پويای امروزی و تغييرات فزاينده در دنيای کسب‌وکار، سازمان‌هایی می‌توانند به بقای خود استمرار بخشند که تغيير و تحول را در سازمان خود نهادينه و به‌صورت مناسب برنامه‌ریزی نمايند. این سازمان‏ها جهت تحقق اين هدف نيازمند مدل‌ها و ابزارهايي مناسب می‌باشند تا آن‌ها را در جهت دستیابی به اين هدف ياری نمايند، اين مدل‌ها و ابزارها به صورتی بايد انتخاب گردند که منطبق بر واقعيت و محیط‌های عملياتی بوده و قابليت اجرايي داشته باشند و توانایی سازمان را در پاسخگویی به نیازهای رو به رشد و متغیر محیطی در هماهنگی درونی و سازگاری بیرونی به‌صورت مستمر افزايش دهند. اين مهم را می‌توان با ارتقاء هوش سازمانی و به‌کارگیری آن در تمامی ابعاد سازمانی شامل حوزه‌های راهبردی، فرايندها، منابع انسانی و فناوری تحقق بخشيد، به‌گونه‌ای که منجر به خلق و ایجاد سازمان یادگیرنده گردیده و به‌صورت مزيت رقابتی، به شايستگی سازمانی ماندگار تبديل گردد.
هوش سازمانی ترکیبی از تمام مهارت‌هایی است که به تغییرات منتهی می‌شوند و قابليت انعطاف‌پذیری سازمان را در تطبيق با تحولات بيرونی افزايش می‌دهند و استفاده از آن بهبود در کسب‌وکار، حوزه‌های اقتصادی، ساختاری و عملکردی، مدیریتی، منابع انسانی، فناوری، دانش و یادگیری را در پی دارد. ابزار و راهکار فناورانه‏ای که بدان قابليت اجرايي می‌دهد، هوش کسب‌وکار است که با استقرار آن، بهبود در تمامی حوزه‌ها تحقق خواهد يافت.

واژه‌های کلیدی
هوش کسب‌وکار، هوش سازمانی، فناوری اطلاعات و ارتباطات

هوش سازمانی
هوش سازمانی را می‌توان قابليت سازمان در تطبيق با تغييرات درونی و محيطی سازمان تعريف نمود که برای سازمان مزيت رقابتی پايدار ايجاد نموده و به‌صورت مستمر و مداوم سازمان را به‌سوی سازمانی يادگيرنده سوق می‌دهد. مديران سازمان‌ها برای افزايش کارايي و اثربخشی سازمان خود و ايجاد سازمانی پويا و هوشمند ناگزير به استفاده از هوش در دو حوزه اصلی خود، يعنی هوش انسانی و ماشينی می‌باشند تا بتوانند به‌صورت مؤثر از جريان هوش در سازمان خود بهره‌مند گردند.
دلايل ذيل را می‌توان برای توجيه استقرار هوش سازمانی در سازمان‌های امروزی برشمرد:
سازمان‌ها غرق در داده‌ها و اطلاعات درونی و برونی می‌باشند درصورتی‌که بسیاری از سازمان‌ها هنوز ساختار ماشینی عصر صنعتی را دارا می‌باشند و در این سازمان‏ها عدم انطباقی آشکار بين چشم‌انداز و اهداف و قابلیت‌ها و ساختار کنونی  به وجود آمده که نياز است به صورتی اين عدم انطباق رفع گردد.
افزايش و تغيير رقابت از حالت محلی به جهانی، همراه با آهنگ سریع تغییرات در تمامی حوزه‌ها، چالش سازگاری و تأثیرگذاری در محیط رقابتی را ايجاد نموده است.
پیشرفت‌های سریع و اساسی در فناوری به‌ویژه در فناوری اطلاعات و ارتباطات، استفاده مؤثر از اين حوزه را تبديل به يکی از مزیت‌های رقابتی سازمان‌ها نموده است و از سوی ديگر بدون استفاده از آن، امکان استفاده از جريان اطلاعات مؤثر وجود نخواهد داشت و تصمیم‌گیری مديران را با مشکلات اساسی مواجه خواهد نمود.
مدل‌ها، الگوها و نظریه‌های سنتی، توان توضيح پویایی اقتصاد جهانی را ندارند. برای تصمیم‌گیری سازمانی دیگر مدل‌هایی مانند نظریه بازی، مهندسی مجدد، برنامه‌ريزي‌های راهبرد آبشاری و ديگر مدل‌های مشابه کارایی لازم را ندارند؛ بنابراین نیاز به مفهوم و مدلی جديد که قابليت اجرايي، علمی و عملی داشته باشد احساس می‌شود.
تغییر اصلی انجام‌شده این است که مديران دریافته‌اند که سازمان آن‌ها بیش از آن‌که یک ماشین باشد یک ذهن است و جهت تعالی و رشد آن می‌بایست در تمامی سازمان رشد نمايد و اين رشد نيز به‌یک‌باره صورت نمی‌پذیرد (پایاکسو و همکاران، 2002)
برای ايجاد ظرفيت تغییرپذیری سازمانی، هوشمندی سازمان از مهم‌ترین قابلیت‌های سازمان است که با برنامه‌ریزی رشد در حوزه منابع انسانی و فناوری اطلاعات و ارتباطات تحقق خواهد يافت. مدل و الگوی مديريتی جهت رشد سازمانی در تمامی ابعاد و به ویژه در حوزه منابع انسانی مدل تفکر راهبردی است که قابليت منابع انسانی را بالابرده و فرايندی مستمر جهت رشد سازمانی را پایه‌ریزی می‌نماید و اين فرايند به‌صورت رفت و برگشتی و مستمر است و هيچ نقطه پايانی برای آن نمی‌توان تصور نمود. از سوی دیگر مدل و ابزارهای فناورانه منطبق بر اين مدل مديريتی، هوش کسب‌وکار است که معماری پويا را برای پیاده‌سازی و استقرار تفکر راهبردی ارائه می‌نماید.
سازمان‌های بسياری با استقرار هوش کسب‌وکار قابلیت‌های سازمانی خود را در حوزه‌های راهبردی، فرايندی، منابع انسانی و فناوری  توسعه داده و اين راهکار مديريتی را به نحو مطلوب جهت ايجاد و توسعه هوش سازمانی خود بهره‌برداری نموده‌اند و رشد سازمان را به‌صورت مستمر برنامه‌ریزی نموده‌اند و باعث تغيير در رويکردهای راهبردی، تفکر مديريتی و منابع انسانی، انجام فرايندها، نحوه دستيابی به داده‌ها و اطلاعات و درنهایت تصمیم‌گیری مديران شده‌اند. تغيير را بايد نهادينه نمود و اين مهم بدون استفاده از مدل و الگو و فناوری ممکن نمی‌باشد.

تعاريف هوش سازمانی
کارل آلبرشت طراح هوش سازمانی، آن را «ظرفیت ذهنی سازمان برای انجام راهبرد‌ها و یا اقدامات مهم» می‌داند و ابعاد آن را بدین گونه تعريف می‌نمايد:
1- ذهن راهبردی 2- سرنوشت مشترک 3- تعهد به تغییر 4- روح مشترک سازمانی 5- تطبيق بين سیستم‌ها، ساختار، فرايند و قوانین 6- توسعه دانش 7- بهبود عملکرد
سازمان جهت دستيابی به هدف غايي خود می‌بایست در تمامی اين ابعاد به‌صورت مداوم پيشرفت نمايد.
آلبرشت برای استفاده درست از هوش سازمانی سه گام اساسی توصیه می‌کند.
گام اول) رهبری
جهت توسعه هوش سازمانی می‌بایست مديران ارشد نقش رهبری سازمان را بازی نمايند و بايد هوشمندانه عمل کردن از سوی مديران، پشتيبانی گردد و سازمان آن را به‌عنوان دغدغه اصلی سازمانی به رسميت شناسد و باید این سؤال توسط رهبران هميشه مطرح شود که چگونه هوشمندانه‌تر عمل کنیم؟
گام دوم) تفويض اختيار به منابع انسانی
وقتی‌که تمامی منابع انسانی در تمامی سطوح، باور کنند که ایده‌ها و تجارب و پیشنهاد‌های آن‌ها موردتوجه قرار می‌گیرد با انگیزه بيشتری در تمامی امور مشارکت می‌نمايند و باعث آزادسازی قدرت ذهنی آن‌ها می‌گردد و خلاقیت را در سازمان بهبود و نهادینه می‌سازد.
گام سوم) برنامه‌ریزی تغيير
ازجمله عوامل رکود سازمانی عبارت‌اند از:
ساختار سازمانی غير پويا و عمودی که حرکت سازمان را کند می‌نماید و سازمان را از مسطح بودن خارج می‌نماید.
سیاست‌ها، قوانین و مقررات غیرکارا که باعث رکود خلاقيت و ابتکار می‌گردند.
مدیران بی‌رقیب، بی‌تاثیر و غیر پویا
رفتارهای فرا سازمانی که باعث بی‌انگیزگی افراد سازمان می‌گردند
رفتارهای ناعادلانه که باعث تخريب هم‌افزایی و باور به سرنوشت مشترک می‌گردند
تی ماتسودای ژاپنی یکی از پدیدآورندگان نظریه هوش سازمانی، معتقد است که هوش ماشينی است که باعث افزايش هوش انسانی در توانايي حل مسئله می‌شود و تأکید می‌کند هوش ماشینی یک بخش ويژه از هوش سازمانی است و به‌عنوان یک فرآیند، تجزیه‌وتحلیل نظری یک سازمان را فراهم می‌سازد و به‌عنوان یک محصول خط‌مشی جهت طراحی سیستم اطلاعاتی برای سازمان را تهیه می‌نماید و در ادامه چرخه سيستم‌های اطلاعاتی است که باعث رشد در هوش سازمانی می‌گردد و از اين منظر هوش سازمانی به معنای کسب دانش و اطلاعات جامع از همه عواملی است که بر سازمان تأثیر می‌گذارد، به ویژه آن دسته از عوامل کليدی که تأثیر زیادی بر کیفیت تصمیمات مدیریتی در سازمان می‌گذارند.
هوش سازمانی به همه کسب‌وکارها کمک می‌نماید تا از طریق پایش شاخص‌ها، سازمان خود را رصد نموده و تصميمات بموقع، کارا و اثربخش اتخاذ نمايند و بدین‌وسیله از هزینه‌های گزاف و اضافی مبتنی بر تصمیم‌گيري‌های سعی و خطايي جلوگيری نمايند
 

   تفکر راهبردی
تفکر راهبردی، عملکردی متمایز از رقبا را به همراه دارد که می‌تواند راهبرد‌های نوآورانه و مزیت بخشی را سبب گردد. تفکر راهبردی بقا و رشد سازمان را در محیط متغير و رقابتی امروز به ارمغان می‌آورد و بصیرتی است که باعث می‌گردد تا در شرایط پیچیده کسب‌وکار، ویژگی‌های جدید بازار و جهش‌های آن، زودتر از دیگران کشف و برای پاسخگویی به این شرایط راهکارهای ارزش‌آفرینی خلق شود و سازمان را قادر می‌سازد تا بفهمد چه عواملی در دستیابی به اهداف سازمانی مؤثر است و قدرت تشخیص ایجاد می‌کند.
ویژگی اصلی آن، توانایی به دست آوردن نگرشی جامع از سازمان و محیط پيرامونی و برقراری ارتباط بين حوزه‌های مختلف است. همان‌طور که کافمن (1991) گفته است: تفکر راهبردی با تغییر جهت از مجموعه‌ای پراکنده به يکپارچه به‌صورت یک سیستم کلی و رویکردی سيستمی معنی پیدا می‌کند

ابعاد هوش سازمانی
هوش سازمانی دارای ابعاد مختلفی به تفکيک هوش عاطفی، هوش کسب‌وکار، هوش رقابتی، هوش جمعی و هوش فرهنگی است. آنچه که موردتوجه ما در اين مقاله است، هوش کسب‌وکار و هوش رقابتی است که بيشترين اثربخشی را در سازمان داشته و ارتباط بسياری با فناوری اطلاعات و ارتباطات دارد

هوش کسب‌وکار
هوشمندی کسب‌وکار به‌عنوان یک رویکرد جدید سازمانی در استفاده از داده‌ها و تحلیل اطلاعات به‌منظور اتخاذ تصمیمات دقیق و هوشمند مديريتی است و مجموعه‌ای از برنامه‌های کاربردی و تحلیلی و بانک‌های اطلاعاتی متمرکز است.
کاربری هوشمندی کسب‌وکار شامل موارد ذيل است (لونکویست و پیرتیمکی، 2006)

  • اطلاعات و دانش سازمانی که محیط کسب‌وکار، سازمان و وضعیت بازار، مشتریان، رقبا و ديگر شاخصه‌‌های اقتصادی را مشخص و تحليل می‌نماید.
  •  فرآیند سیستمی و سازمان‌یافته که توسط آن، سازمان‌ها اطلاعات را در جهت تصمیم‌گیری در فعالیت‌های کسب‌وکار، از منابع مختلف اخذ، تحلیل و توزیع می‌نمایند.

 هوش رقابتی
جاهاری و استفانز (2006) معتقدند که بخشی از راهبرد است و فعالیتی است که منجر به افزایش رقابت‌پذیری می‌شود. با استفاده از هوش رقابتی می‌توان مزیت‌های زیر را به دست آورد:

  • ایجاد و افزایش درآمد و سودآوری
  • خدمات و محصول جدید
  •  صرفه‌جویی در زمان و هزینه

 کاهانر (1999) معتقد است که فرایند تحول هوشمند و تحقق اهداف هوش کسب‌وکار و رقابتی جهت تبديل اطلاعات به هوش سازمانی یک فرایند مداوم و پیوسته است که در چرخه ذيل اتفاق می‌افتد :

  • برنامه‌ریزی: تشخیص اطلاعات موردنیاز برای تصمیم‌گیری.
  • جمع‌آوری: جایی است که منابع شناسایی و اطلاعات جمع‌آوری و دسته‌بندی می‌شوند.
  • تجزیه‌وتحلیل: اعتبارسنجی اطلاعات و تجزیه‌وتحلیل و تفسیر اطلاعات و تبدیل اطلاعات به هوش.
  • توزیع: ارائه نتایج تجزیه‌وتحلیل به تصمیم‌گیرندگان.

 یادگیری سازمانی
سازمان هوشمند، سازمان یادگیرنده ایست که در ایجاد، اکتساب و انتقال دانش و تعدیل رفتارش مهارت کسب کرده و قادر است دانش و بینش‌های جدیدی را منعکس کند.
یادگیری با ایده‌ها و دانش جدیدی شروع می‌شود که يا با استفاده از منابع درونی و یا از منابع بیرونی کسب و به‌کاربرده می‌شوند تا تغییر رفتارهای سازمان منطبق بر اهداف سازمانی شکل گيرد. کرایتنر (2001) سازمان یادگیرنده را چنین تعریف می‌کند: سازمانی است که دانش را به‌طور فعال خلق، کسب و انتقال می‌دهد و رفتار خود را بر مبنای دانش جدید و بینش‌های نو تغییر می‌دهد.

فرآیند هوش سازمانی
فرآیند هوش سازمانی یک فرآیند پویا و تعاملی است که بر اساس يک سؤال آغاز و در چرخه‌ای تکراری تکميل و منجر به تصمیم‌گیری مناسب می‌گردد، مانند ميزان سود و زيان به چه ميزان است، کدام خدمات و محصولات سود و زيان بيشتری داشته‌اند، وضعيت دوره‌ای آن‌ها چه بوده است، علت آن‌ها و. ...
مراحل پاسخگويي به سؤالات را می‌توان به مراحل ذيل تقسيم نمود.

برنامه‌ریزی تحليل نياز
در اين مرحله نیازسنجی مديران جهت تصمیم‌گیری مديران انجام می‌پذیرد و شاخص‌های موردنظر شناسايي و تعريف می‌گردند و برنامه‌ریزی جهت پاسخگويي بدان‌ها صورت می‌پذیرد.

مرحله اخذ اطلاعات از منابع داده‌ای
در این مرحله اطلاعات از کلیه منابع داده‌ای جمع‌آوری، پايش و پالايش و پردازش می‌گردند.
در مرحله پردازش، روابط بین آن‌ها شناسایی و تحلیل شده و درنهایت قابل‌استفاده خواهند گردید. تکنیک‌هایی مانند پیش‌بینی و داده‌کاوی نيز در اين مرحله انجام می‌گردد.

آنالیز و نمايش اطلاعات
در این مرحله با استفاده از تکنیک‌های پیشرفته از داده‌های مجتمع شده پاسخ‌های هوشمندانه‌ای به سؤالات مدیران داده خواهد شد. این پاسخ در قالب ارائه گزارش‌ها، جداول و نمودارها منتشر می‌گردد.

 جمع‌بندی
هوش سازمانی، منبعی از سرمایه‌های فکری و ابزاری است که اگر به‌درستی شناسایی و مدیریت شود توانایی انعطاف‌پذیری سازمان را افزایش می‌دهد و این امر از طریق استفاده از مدل و ابزارهای مناسب است. هوش سازمانی سبب می‌شود که سازمان به‌عنوان موجودی زنده به‌طور دائم و مستمر مراحل رشد را بپيمايد. مدل بهينه مديريتی، تفکر راهبردی و ابزار مناسب آن هوش تجاری است که هر يک از آن‌ها شامل چرخه رشدی شامل پایش شاخص‌ها، تجزیه‌وتحلیل آن‌ها و ايجاد رويکرد راهبردی و يا همان تصمیم‌گیری مديريتی است که از سطح قابل قبولی از اطمينان برخوردار است و علت آن، اطلاعات صحيح و در دسترس است. از طرفی در اين چرخه امکان نظارت مجدد بر تصميمات اتخاذشده نیز وجود دارد و سازمان را از انحرافات احتمالی بموقع مطلع می‌نماید.
نیاز به وجود هوشمندی به ویژه در حوزه کسب‌وکار در سازمان در سطوح بالای مدیریتی احساس و از بالای هرم ساختار سازمانی به بخش‌های زیرین منتقل می‌گردد ولی برای ایجاد آن می‌بایست از پایین‌ترین سطوح و لایه‌های زيرين شروع کرد و بدین‌وسیله امکان رشد سازمان در تمامی ابعاد و به‌صورت مداوم و مستمر را ايجاد نمود. در مقایسه با تمامی راهکارها و ابزارهای سازمانی، هوش کسب‌وکار تنها ابزار و راهکاری است که کمترين ريسک را برای سازمان به همراه دارد و هم‌چنین پروژه‌ها و اقدامات بهبود سازمانی را نیز شناسايي و معرفی می‌نماید.

مراجع

  • Cherniss ، Carry ، Ph.D. ، The" Business Case for Emotional Intelligence" ، Rutgers University ، 2002s.
  • Management ،winter200 ، www.findarticles.com
  • Emotional Intelligence" ، "office of personnel Management" ، 2003
  • Goleman ، Daniel. Boyatzis ، Richard. Mckee ، Annie ، "Primal Leadership: The Hidden Driver Of Great

Performance" ، Harvard Business Review ، December 2001 ، 43-53

  •  Hein ، Steve ، "Importance of Emotions and scenes" ، 2004
  •  Miller ، Mike ، "Emotinal Intelligence Helps succeed" ، credit union Magazine ، Jul 1999
  • Gardner H.1983 ، frames of mind ، Basic Books ، New York ، NY
  • Goleman ، D. 1996. Emotional intelligence. London: Blooms bury publishing
  • Salovey ، P. ، Mayer ، J.D. 1990. Emotional intelligence. Imagination ، cognitive & personality .
  • Folsom David ، (1991). “Market intelligence in small business ، marketing intelligence & planning .
  • Olszak ، C.M. ، & Ziemba ، E.2004.Business intelligence system as a new generation of decision support system
  •  Debwski ، SHelda “KNOWLEDGE MANAGEMENT” 2006 ، pp. 84-85

 [13] March ، Jams G. 1999. A prim on Decision Making: How Decision Happen. New York ، NY: John Wiley & Sons .
[14] Allan H. Church. (2002)." Organizational Development ". A Data-Driven Approach to Organizational Change .
[15] آقازاده هاشم (1383) توسعه تفکر استراتژیک مجله تدبیر شماره 149 !æ
-2 خلج مهران (1380) - نقش فرهنگ در پیشبرد اهداف استراتژیک سازمان‌ها – سایت Www.DiaMethod.Com اینترنتی
[16] خلقتی محمدرضا، حیاتی پدرام یادگیري سازمانی مرجع الکترونیکی علوم مدیریت ایران سایت الکترونیکی
http://emodiran.com/downloads/view/1273

[17] صداقت گویان، حامد (1384) راهکار مدیریت - مدیریت استراتژیک
غفاریان وفا، علی احمدي علیرضا (1382)- تفکر استراتژیک - مجله تدبیر - شماره 137
[18] کاشف میرمحمد، سیدعامري میرحسن، خدادادي محمد رسول، احمدي اژدر (1387)- ارتباط بین هوش سازمانی و مدیریت دانش در ادارات تربیت‌بدنی آذربایجان شرقی و غربی - پژوهش در علوم ورزشی شماره 24